Facturen zijn een vast onderdeel van het zakelijke leven, maar veel mensen weten niet precies wat er op zo’n rekening moet staan of hoe het proces werkt. Of je nu een kleine opdracht hebt afgerond of regelmatig goederen levert, een correcte rekening sturen is belangrijk voor je administratie én voor je portemonnee. Toch gaat het hier vaak mis: bedragen kloppen niet, gegevens ontbreken of betalingen blijven te lang openstaan. In deze blog lees je hoe het systeem van facturen in elkaar steekt en wat je zelf kunt doen om problemen te voorkomen.
Wat er verplicht op een factuur moet staan
Nederland kent duidelijke regels over de inhoud van een zakelijke rekening. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er minimaal op moet staan. Zo horen er altijd een factuurnummer, de datum, de namen en adressen van beide partijen, een omschrijving van het geleverde product of de dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw op te staan. Ontbreekt één van deze onderdelen, dan kan de ontvanger de btw mogelijk niet terugvragen. Dat kost geld en zorgt voor onnodige discussies. Voor kleine ondernemers die onder de kleineondernemersregeling vallen, gelden soms lichtere eisen, maar ook zij doen er goed aan om hun rekeningen zo volledig mogelijk op te stellen.
Hoe je een factuur opstelt en verstuurt
Een rekening opstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Veel ondernemers gebruiken boekhoudprogramma’s zoals Moneybird, Exact of FreshBooks. Deze programma’s vullen automatisch de verplichte gegevens in en slaan alles op in een overzichtelijke administratie. Je kunt ook een eenvoudige spreadsheet of een Word-document gebruiken, zolang alle vereiste informatie erin staat. Versturen doe je meestal per e-mail als pdf-bestand. Sommige branches sturen rekeningen nog per post, maar dat is steeds zeldzamer. Zorg altijd dat je een kopie bewaart, want de Nederlandse wet verplicht ondernemers om hun administratie zeven jaar lang te bewaren. Dat geldt ook voor alle ontvangen en verstuurde rekeningen.
Betalingstermijnen en wat je doet bij te late betaling
De standaard betalingstermijn in Nederland is dertig dagen, tenzij je een andere afspraak hebt gemaakt. Grote bedrijven mogen kleine leveranciers wettelijk niet langer dan zestig dagen laten wachten. In de praktijk betalen klanten helaas niet altijd op tijd. Blijft een rekening te lang openstaan, dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering. Daarna volgt een aanmaning met een nieuwe betaaldatum. Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan heb je meerdere opties: je kunt een incassobureau inschakelen, een gerechtsdeurwaarder inschakelen of naar de rechter stappen. Je mag ook wettelijke rente in rekening brengen als een betaling te laat is. Die rente loopt automatisch op vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken. Het is slim om dit van tevoren duidelijk te vermelden in je algemene voorwaarden.
Digitale hulpmiddelen voor een snellere verwerking
Steeds meer bedrijven werken met digitale boekhoudpakketten die het proces van rekeningen versturen en ontvangen grotendeels automatiseren. Met een betaalbatch kun je meerdere openstaande rekeningen tegelijk klaarzetten en in één keer naar je bank sturen. Dat scheelt veel handmatig werk. Ook herkennen moderne programma’s inkomende rekeningen automatisch en koppelen ze die aan de juiste leverancier in je administratie. E-factureren, waarbij rekeningen in een speciaal digitaal formaat worden uitgewisseld, wint snel terrein. Overheden in Europa verplichten dit al voor bepaalde zakelijke transacties. Het grote voordeel is dat gegevens direct worden ingelezen zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Dat vermindert fouten en versnelt de verwerking aanzienlijk.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een betalingstermijn maximaal zijn?
De maximale betalingstermijn hangt af van de situatie. Bij zakelijke transacties tussen bedrijven geldt in de meeste gevallen een maximum van zestig dagen. Grote bedrijven mogen kleine leveranciers wettelijk niet langer dan zestig dagen laten wachten. De standaard is dertig dagen, tenzij beide partijen een andere termijn hebben afgesproken.
Moet je btw vermelden op een rekening als je onder de kleineondernemersregeling valt?
Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling hoef je geen btw te berekenen aan je klanten. Op je rekening zet je dan dat je vrijgesteld bent van btw op grond van de kleineondernemersregeling. Je vermeldt dus geen btw-bedrag, maar je geeft wel duidelijk aan waarom dat zo is.
Wat is een creditfactuur en wanneer gebruik je die?
Een creditfactuur is een rekening waarmee je een eerdere rekening geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt die als je een fout hebt gemaakt in een eerdere rekening, als een klant iets heeft teruggestuurd of als je een korting wilt verrekenen. Het bedrag op een creditfactuur staat in mindering op het openstaande saldo van de klant.
Hoe lang moet je rekeningen bewaren?
Ondernemers in Nederland zijn verplicht om hun administratie, inclusief alle ontvangen en verstuurde rekeningen, zeven jaar lang te bewaren. Voor gegevens die te maken hebben met onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Je mag rekeningen digitaal bewaren, als de bestanden maar leesbaar en toegankelijk blijven.
