Net gestart als zzp’er en geen idee wat je met je boekhouding moet? Dat is logisch, want de meeste zelfstandigen zijn opgeleid voor hun vak, niet voor de administratie. Toch is boekhouden als zzp’er verplicht, en als je het vanaf het begin goed aanpakt, kost het je veel minder tijd dan je denkt. In dit artikel lees je precies wat je nodig hebt om je boekhouding zzp beginnen soepel te laten verlopen.
Wat houdt boekhouden als zzp’er eigenlijk in?
Boekhouden betekent dat je alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf bijhoudt. Dat klinkt simpel, en dat is het in de basis ook. Je legt vast wat je verdient, wat je uitgeeft en wat je aan belasting moet betalen. De Belastingdienst verplicht je als ondernemer om een administratie bij te houden. Die gebruik je ook voor het doen van aangifte inkomstenbelasting en, als je btw-plichtig bent, voor de btw-aangifte.
Als zzp’er werk je meestal als eenmanszaak. Dat betekent dat je geen dubbele boekhouding hoeft bij te houden zoals grotere bedrijven. Een overzichtelijke inkomsten- en uitgavenadministratie is voor de meeste zzp’ers voldoende.
Wat moet je bijhouden in je boekhouding?
Er zijn een aantal zaken die in elke zzp-boekhouding thuishoren. Zorg dat je dit vanaf dag één bijhoudt, want terugzoeken kost veel meer tijd.
- Verkoopfacturen: elke factuur die je naar een klant stuurt, bewaar je.
- Inkoopfacturen en bonnen: alle zakelijke kosten, zoals kantoorspullen, abonnementen of gereedschap.
- Bankafschriften: een overzicht van alle betalingen die in en uit gaan.
- Urenregistratie: het aantal uren dat je aan je bedrijf besteedt. Dit is belangrijk voor de zelfstandigenaftrek.
- Btw-overzicht: als je btw in rekening brengt, moet je dit elk kwartaal aangeven bij de Belastingdienst.
Aanloopkosten en aftrekposten: hier mag je al mee starten vóór je inschrijving
Wist je dat je kosten die je maakt vóórdat je officieel staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, ook kunt aftrekken? Deze zogeheten aanloopkosten zijn gewoon aftrekbaar als zakelijke kosten. Denk aan een laptop, cursus of marketingmateriaal dat je aanschafte ter voorbereiding op je bedrijf.
Telefoonkosten mag je ook gedeeltelijk als zakelijke kosten opgeven, namelijk het deel dat je zakelijk gebruikt. Hetzelfde geldt voor andere kosten die je deels privé en deels zakelijk gebruikt. Zorg dat je die splitsing goed kunt onderbouwen.
Zelf doen, uitbesteden of een tussenvorm?
Als je begint met je boekhouding als zzp’er, kies je uit drie aanpakken. Welke het beste bij je past, hangt af van je situatie en je voorkeur.
Zelf doen is de goedkoopste optie. Je gebruikt boekhoudsoftware en voert alles zelf in. Dit vraagt tijd en enige kennis van belastingregels, maar geeft je veel inzicht in je eigen cijfers.
Uitbesteden aan een boekhouder of accountant kost geld, maar scheelt je veel werk en onzekerheid. Zeker als je veel transacties hebt of btw-aangifte ingewikkeld vindt, kan dit de moeite waard zijn.
Een hybride aanpak is een combinatie: jij houdt zelf je facturen en bonnetjes bij in een programma, en een boekhouder controleert je aangifte of helpt je eenmaal per jaar met de belastingaangifte. Dit is voor veel startende zzp’ers een praktische middenweg.
Welke boekhoudsoftware kun je gebruiken?
Er zijn meerdere online boekhoudprogramma’s die speciaal zijn gericht op zzp’ers. Ze helpen je facturen te maken, btw bij te houden en overzichten te genereren. Bekende namen zijn e-Boekhouden, Moneybird en Boekhoudgemak, maar vergelijk wat bij jouw situatie past. Kijk naar de prijs, het gebruiksgemak en of er koppeling mogelijk is met je zakelijke bankrekening. Een directe koppeling met je bankrekening scheelt veel handmatig invoerwerk.
Handige checklist om mee te starten
- Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel en vraag een btw-nummer aan.
- Open een zakelijke bankrekening, apart van je privérekening.
- Kies boekhoudsoftware of een boekhouder.
- Maak een factuursjabloon met alle verplichte gegevens, zoals je naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer.
- Start direct met het bewaren van alle bonnen en facturen, digitaal of fysiek.
- Houd je uren bij, zeker als je de zelfstandigenaftrek wilt gebruiken.
- Zet elke maand een deel van je inkomsten opzij voor belasting en btw.
Zorg dat je administratie altijd actueel is
De grootste valkuil voor startende zzp’ers is alles bewaren voor later en dan ineens een berg werk tegenkomen vlak voor de belastingaangifte. Maak er een gewoonte van om je boekhouding wekelijks of maandelijks bij te werken. Vijftien minuten per week is genoeg als je het bijhoudt. Doe je het niet, dan ben je straks uren bezig met het terugzoeken van bonnetjes en facturen.
Starten met je boekhouding als zzp’er is geen rocket science. Met de juiste structuur en een beetje discipline houd je het overzichtelijk, betaal je nooit te veel belasting en sta je altijd klaar als de Belastingdienst om informatie vraagt.
Veelgestelde vragen
Moet ik als zzp’er altijd btw in rekening brengen?
Niet altijd. De meeste zzp’ers zijn btw-plichtig, maar er zijn uitzonderingen. Bepaalde beroepen, zoals zorgverleners, zijn vrijgesteld van btw. Controleer bij de Belastingdienst of jouw diensten btw-plichtig zijn. Als je btw in rekening brengt, doe je elk kwartaal btw-aangifte.
Hoeveel uur moet ik werken voor de zelfstandigenaftrek?
Om gebruik te kunnen maken van de zelfstandigenaftrek moet je minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Dit is de zogeheten urengrens. Houd je uren daarom vanaf het begin nauwkeurig bij, want de Belastingdienst kan hierom vragen.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Je bent verplicht om je zakelijke administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Bewaar alles digitaal of fysiek, zolang het maar terugvindbaar is.
Mag ik mijn zakelijke en privérekening samenvoegen?
Dat mag wettelijk, maar het is sterk af te raden. Als je alles op één rekening doet, is het veel lastiger om je zakelijke inkomsten en uitgaven te scheiden. Een aparte zakelijke bankrekening maakt je boekhouding een stuk overzichtelijker en scheelt je veel uitzoekwerk.
Wat zet ik verplicht op een factuur?
Een geldige factuur bevat je naam en adres, je KvK-nummer, je btw-nummer, de naam en het adres van de klant, een factuurnummer, de datum, een omschrijving van de dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw.
