Bij een intracommunautaire levering moet je op de factuur altijd de vermelding “intracommunautaire levering” of een gelijkwaardige omschrijving opnemen. Dit is een wettelijke verplichting bovenop de gewone factuurvereisten. Zonder deze vermelding voldoet je factuur niet aan de eisen en loop je het risico dat het nultarief voor de btw niet wordt geaccepteerd.
Een intracommunautaire levering is kort gezegd de levering van goederen vanuit Nederland naar een ander EU-land, waarbij de goederen ook daadwerkelijk naar dat andere land worden vervoerd. Op zo’n levering geldt het btw-nultarief, maar dat nultarief moet je wel kunnen onderbouwen. De factuur is daarin een belangrijk bewijs.
Wat moet er precies op de factuur staan?
De factuur bij een intracommunautaire levering moet voldoen aan alle normale factuurvereisten én aan een aantal extra eisen. De belangrijkste extra vermelding is dat op de factuur duidelijk staat dat het gaat om een intracommunautaire levering. Je kunt letterlijk schrijven “intracommunautaire levering”, maar ook een duidelijke verwijzing naar de toepasselijke btw-regel volstaat, zoals een verwijzing naar artikel 9 lid 2 onderdeel b van de Wet OB in combinatie met het bijbehorende tarief van 0%.
Verder moet je op de factuur ook het btw-identificatienummer van de afnemer vermelden. Dat is bij een intracommunautaire levering verplicht, ongeacht wie de afnemer is: een btw-ondernemer in een ander EU-land. Dit nummer bestaat uit de landcode gevolgd door het nummer, bijvoorbeeld DE voor Duitsland of BE voor België.
Hieronder een overzicht van wat er op de factuur moet staan:
- Jouw volledige naam en adres
- Jouw btw-identificatienummer
- Het btw-identificatienummer van de afnemer (inclusief landcode)
- Factuurnummer en factuurdatum
- Naam en adres van de afnemer
- Omschrijving van de geleverde goederen
- Hoeveelheid en aard van de goederen
- Datum waarop de goederen zijn geleverd of de datum van de vooruitbetaling
- De vergoeding (prijs exclusief btw)
- Het btw-tarief (0%)
- De vermelding “intracommunautaire levering” of een gelijkwaardige aanduiding
Wanneer hoef je geen factuur uit te reiken?
Er is één uitzondering op de factureringsplicht bij intracommunautaire leveringen: bij een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering hoef je geen factuur uit te reiken. Dit is een specifieke uitzondering die geldt voor goederen, niet voor diensten. Ontvang je dus een aanbetaling voordat je de goederen verstuurt naar een ander EU-land, dan is een factuur op dat moment niet verplicht. Je reikt de factuur uit op het moment van levering.
Waarom is de vermelding zo belangrijk?
Het nultarief voor intracommunautaire leveringen geldt alleen als je aan alle voorwaarden voldoet. De vermelding op de factuur is een van die voorwaarden en dient ook als bewijs richting de Belastingdienst. Ontbreekt de vermelding, dan kan de Belastingdienst het nultarief weigeren. In dat geval ben je alsnog btw verschuldigd over de levering, in Nederland tegen het reguliere tarief van 21%. Dat is een kostbare vergissing die je eenvoudig voorkomt door de factuur goed in te richten.
Controleer daarom altijd het btw-identificatienummer van de buitenlandse afnemer vooraf via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Een geldig nummer is een voorwaarde voor het toepassen van het nultarief. Staat het nummer niet in het VIES-systeem of is het ongeldig, dan kun je het nultarief niet toepassen, ook al heb je de vermelding op de factuur staan.
Praktisch voorbeeld van een correcte vermelding
Stel je levert machines aan een Duits bedrijf. Op je factuur staat het bedrag van 10.000 euro exclusief btw, het btw-tarief van 0%, het btw-nummer van de Duitse afnemer (beginnend met DE) en de zin “intracommunautaire levering conform artikel 9 lid 2 onderdeel b Wet OB, 0% btw”. Daarmee voldoe je aan alle verplichtingen en is het nultarief goed gedocumenteerd.
Je kunt de vermelding ook in het Engels of Duits opnemen als je dat overzichtelijker vindt voor de buitenlandse afnemer, bijvoorbeeld “intra-Community supply” of “innergemeinschaftliche Lieferung”. Dat is toegestaan, zolang de strekking maar duidelijk is.
De vermelding van de intracommunautaire levering op de factuur is een kleine moeite met grote gevolgen als je hem vergeet. Zorg dat je een vaste factuurtemplate gebruikt waarbij deze vermelding, het 0%-tarief en het btw-nummer van de afnemer standaard zijn opgenomen. Dat voorkomt fouten en discussies met de Belastingdienst achteraf.
