Een factuur voorbeeld geeft je meteen inzicht in welke gegevens er op een geldige factuur moeten staan. Of je nu zelf een factuur wilt opstellen of een ontvangen factuur wilt controleren: aan de hand van een concreet voorbeeld zie je precies wat er wel en niet mag ontbreken.
Hieronder vind je een uitgewerkt voorbeeld, uitleg per onderdeel en een overzicht van veelgemaakte fouten.
Voorbeeld van een factuur
Stel je stuurt als zzp’er een factuur naar een klant. Zo kan die eruitzien:
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Naam en adres afzender | Jan de Vries, Hoofdstraat 10, 1234 AB Amsterdam |
| KVK-nummer | 12345678 |
| BTW-nummer | NL123456789B01 |
| IBAN | NL91 ABNA 0417 1643 00 |
| Naam en adres klant | Bedrijf BV, Kalverstraat 5, 1012 NX Amsterdam |
| Factuurnummer | 2025-001 |
| Factuurdatum | 21 mei 2025 |
| Omschrijving | Webdesign website homepage, 8 uur à €75 |
| Subtotaal | € 600,00 |
| BTW 21% | € 126,00 |
| Totaalbedrag | € 726,00 |
| Betalingstermijn | Binnen 30 dagen na factuurdatum |
Dit is een basisvorm die voldoet aan de Nederlandse BTW-eisen. KVK biedt ook een officieel voorbeeld factuur aan als PDF-download via kvk.nl, waarmee je een ontvangen factuur kunt vergelijken.
Verplichte onderdelen op een factuur
De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur moet staan. Ontbreekt er iets, dan kan de ontvanger de BTW niet terugvragen en loop jij als afzender het risico op een boete.
- Naam en adres van jezelf (de leverancier)
- Naam en adres van de klant (de afnemer)
- Je BTW-identificatienummer
- Een uniek, oplopend factuurnummer
- De factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De hoeveelheid en de prijs per eenheid, exclusief BTW
- Het BTW-tarief dat van toepassing is (0%, 9% of 21%)
- Het BTW-bedrag in euro’s
- Het totaalbedrag inclusief BTW
Voor facturen aan particulieren gelden iets lichtere eisen dan voor facturen aan andere bedrijven. Toch is het verstandig ook bij particulieren een volledige factuur te sturen, zodat je administratie klopt.
Wanneer heb je een vereenvoudigde factuur nodig?
Bij kleine bedragen (facturen onder de €100 inclusief BTW) mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop hoeven niet alle gegevens te staan. Je hebt dan geen apart BTW-nummer van de klant nodig en een volledige adresvermelding van de afnemer mag achterwege blijven. Dit geldt bijvoorbeeld voor een kassabon in een winkel. Controleer altijd of jouw situatie hieronder valt, want in het zakelijk verkeer is een volledige factuur bijna altijd verplicht.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een factuur
Het weglaten van het BTW-nummer is de meest voorkomende fout. Zonder dat nummer kan de ontvanger de BTW niet verrekenen, wat leidt tot onnodige discussie. Een tweede valkuil is een onduidelijke omschrijving: “Werkzaamheden mei” zegt niets. Schrijf liever wat je precies hebt gedaan, hoeveel uur en tegen welk tarief.
Ook een ontbrekende of vage betalingstermijn zorgt voor problemen. Vermeld altijd een concrete datum of een termijn, zoals “binnen 14 dagen na factuurdatum”. Zo heb je een sterke positie als je een betalingsherinnering of aanmaning moet sturen.
Tot slot: gebruik altijd oplopende factuurnummers. Sla nooit een nummer over en hergebruik geen nummers. De Belastingdienst kan je administratie controleren en let hier op.
Wat als je geen BTW afdraagt?
Ben je vrijgesteld van BTW, bijvoorbeeld als startende zzp’er onder de KOR (kleineondernemersregeling), dan vermeld je geen BTW op je factuur. Zet er dan wel bij: “BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB” of een vergelijkbare vermelding. Zo weet de klant waarom er geen BTW op staat en voldoe je aan de wettelijke verplichting om dit toe te lichten.
Een goed factuur voorbeeld is de snelste manier om te controleren of jouw eigen facturen compleet zijn. Heb je twijfels over een ontvangen factuur, dan is het PDF-voorbeeld van KVK een handig referentiepunt. Klopt er iets niet, neem dan contact op met de afzender voordat je betaalt, want fouten op een factuur kunnen gevolgen hebben voor je BTW-aangifte.
