Een credit factuur (ook wel creditnota of creditfactuur genoemd) is een document waarmee je een eerder verstuurde factuur gedeeltelijk of volledig corrigeert. Je stuurt hem als je een fout hebt gemaakt op de originele factuur, een product retour krijgt of een korting achteraf wilt geven. De creditfactuur verlaagt het openstaande bedrag dat de klant nog moet betalen, of geeft hem recht op terugbetaling.
Hieronder lees je wanneer je precies een creditfactuur nodig hebt, wat er op moet staan en hoe je hem stap voor stap opmaakt.
Wanneer stuur je een credit factuur?
Er zijn een aantal veelvoorkomende situaties waarbij een creditfactuur de juiste oplossing is:
- Fout op de originele factuur: je hebt een verkeerd bedrag, btw-tarief of omschrijving vermeld.
- Retour van goederen: de klant stuurt producten terug en heeft recht op terugbetaling.
- Korting achteraf: je spreekt een prijsverlaging of loyaliteitskorting af nadat de factuur al verstuurd is.
- Gedeeltelijke annulering: een deel van een order of dienst gaat niet door.
- Volledig annuleren: de hele factuur moet worden ingetrokken, bijvoorbeeld omdat de opdracht niet doorgaat.
Wat je in geen geval moet doen, is de originele factuur aanpassen of verwijderen. Een factuur maakt deel uit van je administratie en moet bewaard blijven. De creditfactuur is de officiële manier om de correctie vast te leggen.
Wat moet er op een creditfactuur staan?
Een creditfactuur heeft dezelfde verplichte vermeldingen als een gewone factuur, met een paar extra elementen. Zorg dat de volgende onderdelen aanwezig zijn:
- Het woord “creditfactuur” of “creditnota” duidelijk vermeld (zodat er geen verwarring is met een gewone factuur)
- Een uniek factuurnummer (volg je eigen nummering, maar maak duidelijk dat het een creditfactuur is, bijvoorbeeld “CN-2026-001”)
- De factuurdatum
- Een verwijzing naar het nummer van de originele factuur die je corrigeert
- Je eigen naam, adres en KVK-nummer
- De naam en het adres van de klant
- Je btw-nummer
- Een omschrijving van wat er gecrediteerd wordt
- Het creditbedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw (als negatief bedrag of duidelijk als “te crediteren” aangemerkt)
Het bedrag staat altijd als negatief getal of met een min-teken, zodat duidelijk is dat het gaat om een verlaging van de schuld. Gebruik je boekhoudsoftware, dan doet het programma dit automatisch.
Een credit factuur opmaken: zo doe je het stap voor stap
Met of zonder software: de stappen zijn grotendeels hetzelfde.
- Zoek de originele factuur op. Je hebt het factuurnummer nodig voor de verwijzing op je creditnota.
- Bepaal wat je crediteert. Is het de hele factuur of alleen een deel? Noteer het juiste bedrag en de bijbehorende btw.
- Maak de creditfactuur aan. Gebruik je boekhoudprogramma (zoals Moneybird, Exact of een andere tool), dan kun je vaak rechtstreeks vanuit de originele factuur een creditnota aanmaken. Het programma vult het factuurnummer en de gegevens dan automatisch in.
- Controleer het btw-bedrag. Het btw-tarief op de creditfactuur moet hetzelfde zijn als op de originele factuur.
- Verstuur de creditfactuur aan de klant. Doe dit per e-mail of post, net als een gewone factuur.
- Verwerk hem in je administratie. De creditfactuur boek je als negatieve omzet. Je btw-aangifte wordt hierdoor automatisch gecorrigeerd als je het goed verwerkt.
Btw op een creditfactuur
De btw die je op de originele factuur hebt aangerekend, draai je met de creditfactuur terug. Stel dat je een factuur hebt gestuurd van 1.000 euro exclusief btw, met 21% btw erbij (210 euro). De klant retourneert de helft. Dan stuur je een creditfactuur van 500 euro exclusief btw, met 105 euro btw. In je eerstvolgende btw-aangifte geef je dit op als negatieve omzet, zodat je die 105 euro niet hoeft af te dragen.
Let op: als de btw-aangifte over het tijdvak van de originele factuur al is ingediend, verwerk je de correctie gewoon in de volgende aangifte. Je hoeft geen herziene aangifte in te dienen zolang het om een gewone creditfactuur gaat.
Creditfactuur en terugbetaling: wat spreek je af?
Een creditfactuur betekent niet automatisch dat je geld terugstort. Als er nog andere openstaande facturen zijn, kun je de creditnota verrekenen met die facturen. Dit doe je door de creditfactuur te koppelen aan de openstaande debet factuur in je administratie. Heeft de klant al alles betaald, dan betaal je het gecrediteerde bedrag terug.
Maak altijd duidelijk aan de klant wat er gaat gebeuren: wordt het bedrag teruggestort, verrekend of als tegoed aangehouden? Zo voorkom je misverstanden.
Een creditfactuur opstellen kost weinig tijd als je de stappen volgt en de juiste gegevens bij de hand hebt. De meeste boekhoudsoftware maakt het aanmaken van een creditnota vanuit de originele factuur eenvoudig, waardoor je fouten in de nummering of btw snel voorkomt. Twijfel je over de verwerking in je aangifte, raadpleeg dan je boekhouder.
