De standaard betalingstermijn voor een factuur is 30 dagen, tenzij je met je klant een andere termijn afspreekt. Die 30 dagen gaan in op de dag dat de klant de factuur ontvangt, of op de dag dat de dienst of het product is geleverd (als dat later is). Hierna lees je precies hoe de regels werken, wat je mag afspreken en wat je kunt doen als een klant niet op tijd betaalt.
Wat is de wettelijke betalingstermijn voor facturen?
In Nederland geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen als er geen andere afspraak is gemaakt. Deze termijn staat in het Burgerlijk Wetboek en geldt voor zakelijke transacties tussen bedrijven onderling (B2B) en voor facturen aan de overheid. Als je als ondernemer niks afspreekt, mag je er dus van uitgaan dat je klant binnen 30 dagen moet betalen.
Er is een belangrijk verschil tussen klanten in het bedrijfsleven en overheidsinstanties. Overheidsinstanties zijn wettelijk verplicht om facturen binnen 30 dagen te betalen. In zeldzame gevallen mogen zij die termijn verlengen, maar dat is aan strikte voorwaarden gebonden. Bij zakelijke klanten mag je onderling een langere termijn afspreken, met een maximum van 60 dagen. Wil je een termijn langer dan 60 dagen afspreken, dan is dat alleen toegestaan als het voor geen van beide partijen onredelijk is en het expliciet in het contract staat.
Zelf een betalingstermijn afspreken
Als ondernemer ben je vrij om met je klant een kortere of langere termijn overeen te komen, binnen de wettelijke grenzen. Veelgebruikte termijnen zijn 14 dagen, 30 dagen of 45 dagen. Welke je kiest, hangt af van je cashflow en de relatie met je klant. Vermeld de afgesproken termijn altijd duidelijk op de factuur zelf, zodat er achteraf geen discussie over is.
Zorg dat de termijn ook in je algemene voorwaarden staat. Als je factuur en je algemene voorwaarden niet kloppen, kan dat problemen geven als je een klant wil aanmanen. Heb je niks schriftelijk vastgelegd, dan geldt automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen.
Hoe tel je de betalingstermijn?
De termijn begint op de dag ná ontvangst van de factuur. Stuur je een factuur op 1 april met een betalingstermijn van 30 dagen, dan is de uiterste betaaldatum 1 mei. Val je uiterste datum op een zaterdag, zondag of feestdag, dan verschuift de deadline naar de eerstvolgende werkdag. Dit klinkt eenvoudig, maar het is een veelgemaakte fout om de termijn te laten ingaan op de factuurdatum in plaats van de ontvangstdatum.
Wat als een klant niet op tijd betaalt?
Betaalt een klant de factuur niet binnen de afgesproken of wettelijke termijn, dan is hij automatisch in verzuim. Je hoeft hem daar niet apart op te wijzen. Vanaf dat moment mag je wettelijke rente in rekening brengen. Voor handelsovereenkomsten (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die hoger is dan de gewone wettelijke rente voor consumenten.
Naast rente mag je ook incassokosten in rekening brengen als je een aanmaning stuurt en de klant daarna nog steeds niet betaalt. Die kosten zijn wettelijk begrensd en worden berekend als percentage van het openstaande bedrag:
- 15% over de eerste 2.500 euro (minimaal 40 euro)
- 10% over het bedrag tussen 2.500 en 5.000 euro
- 5% over het bedrag tussen 5.000 en 10.000 euro
- 1% over het bedrag boven 10.000 euro
Stuur bij een te late betaling altijd eerst een betalingsherinnering. Daarna volgt een formele aanmaning met een nieuwe termijn van minimaal 14 dagen. Pas als de klant ook die termijn overschrijdt, mag je de incassokosten toevoegen aan het openstaande bedrag.
Handige tips voor een snellere betaling
Een kortere betalingstermijn op je factuur werkt vaak beter dan je denkt. Facturen met een termijn van 14 dagen worden gemiddeld sneller betaald dan facturen met 30 dagen, simpelweg omdat de urgentie duidelijker voelbaar is. Vermeld ook altijd je IBAN-rekeningnummer, het factuurnummer en het exacte te betalen bedrag op een vaste plek op je factuur, zodat de klant niet hoeft te zoeken.
Andere dingen die helpen: stuur de factuur zo snel mogelijk na levering, gebruik een factuurprogramma dat automatisch herinneringen verstuurt, en controleer of de klant een inkoopordernummer nodig heeft voor zijn eigen administratie. Ontbreekt dat nummer op jouw factuur, dan kan de betaling intern bij de klant vastlopen zonder dat jij het weet.
Spreek je termijnen altijd van tevoren af, leg ze schriftelijk vast en vermeld ze duidelijk op elke factuur. Zo voorkom je de meeste discussies en weet je precies wanneer je actie kunt ondernemen als een betaling uitblijft.
