Als een klant je factuur niet betaalt, moet je snel en gestructureerd handelen. Begin met een vriendelijke herinnering, bouw daarna de druk geleidelijk op en schakel zo nodig een incassobureau of rechtbank in. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans dat je je geld alsnog ontvangt.
Stap voor stap: wat doe je als een klant niet betaalt?
Controleer eerst of de factuur correct is verstuurd naar het juiste adres en of de betalingstermijn echt verstreken is. Soms ligt de oorzaak bij een simpele fout, zoals een verkeerd rekeningnummer of een onduidelijke factuuromschrijving. Is alles in orde, dan ga je als volgt te werk:
- Stap 1: Vriendelijke herinnering. Stuur een betalingsherinnering zodra de betaaltermijn verstreken is. Houd de toon vriendelijk. Veel betalingen blijven gewoon uit vergeetachtigheid achter.
- Stap 2: Aanmaning. Blijft betaling uit na de herinnering? Stuur dan een formele aanmaning met een nieuwe, korte betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen. Vermeld het openstaande bedrag, de oorspronkelijke factuurdatum en dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen onderneemt.
- Stap 3: Betalingsregeling of uitstel. Volgens het Ondernemersplein (overheid.nl) is het verstandig om eerst te onderzoeken of de klant de factuur met een korte uitstelperiode kan voldoen. Lukt dat niet, bespreek dan een betalingsregeling waarbij de klant het bedrag in termijnen aflost.
- Stap 4: Incassobureau inschakelen. Levert de aanmaning niets op, dan kun je een incassobureau inschakelen. Zij nemen de invordering over en sturen verdere aanmaningen op jouw naam. Weet dat hier kosten aan verbonden zijn, die soms deels op de schuldenaar verhaald kunnen worden.
- Stap 5: Juridische stappen. Als laatste stap kun je naar de rechter. Bij vorderingen tot 25.000 euro doe je dit via de kantonrechter. Daarvoor heb je geen advocaat nodig. Bij hogere bedragen is een advocaat verplicht.
Wettelijke incassokosten: dit mag je in rekening brengen
Zodra een consument of bedrijf een factuur niet op tijd betaalt, heb je in Nederland recht op wettelijke incassokosten. Deze kosten zijn vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Voor consumenten geldt dat je eerst een aanmaning moet sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag berekenen.
De incassokosten worden berekend als percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van 40 euro. Een voorbeeld: bij een openstaande factuur van 500 euro heb je recht op 75 euro aan incassokosten (15%). Bij 2.000 euro is dat 300 euro (ook 15%). Bij hogere bedragen daalt het percentage stapsgewijs. Je mag dus niet zomaar een willekeurig bedrag aan kosten doorberekenen.
Rente bij te late betaling
Naast incassokosten heb je ook recht op wettelijke rente over het openstaande bedrag. Bij zakelijke transacties (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die hoger ligt dan de gewone wettelijke rente die van toepassing is bij consumenten. De rente gaat in op de dag na het verstrijken van de betalingstermijn. Hoeveel procent dat precies is, wordt ieder halfjaar door de overheid vastgesteld. Controleer het actuele percentage via de website van de Rijksoverheid.
Klant betaalt factuur niet: wanneer schakel je een incassobureau in?
Een incassobureau inschakelen loont als je zelf al meerdere herinneringen en aanmaningen hebt gestuurd zonder resultaat. Bureaus hebben soms meer gezag en meer middelen om contact te leggen. Let wel: een incassobureau heeft geen wettelijke bevoegdheden die jij zelf niet hebt. Ze kunnen schuldenaren niet dwingen te betalen zonder tussenkomst van de rechter. De kosten van het bureau kunnen soms op de schuldenaar worden verhaald, maar dat is niet altijd zeker.
Is de vordering klein, zeg minder dan 500 euro, dan zijn de kosten van een incassobureau of rechtszaak soms hoger dan het openstaande bedrag. Weeg dit goed af voordat je verdere stappen zet.
Naar de rechter: de kantonprocedure
Bij een vordering tot 25.000 euro kun je zelf, zonder advocaat, naar de kantonrechter stappen. Je dient een dagvaarding in via de rechtbank. Als de rechter je in het gelijk stelt, wordt de schuldenaar veroordeeld te betalen, inclusief rente en proceskosten. De deurwaarder kan daarna het vonnis uitvoeren, bijvoorbeeld door beslag te leggen op het loon of de bankrekening van de schuldenaar.
Een procedure kost geld en tijd. De griffierechten voor een vordering van bijvoorbeeld 1.500 euro liggen doorgaans rond de 100 tot 200 euro. Krijg je gelijk, dan worden die kosten in principe op de verliezende partij verhaald, maar dat is geen garantie als de schuldenaar insolvent is.
Preventie: voorkom dat je hiernaast staat
De beste remedie is voorkomen. Stuur facturen meteen na levering, gebruik korte betalingstermijnen van 14 of 30 dagen, en vraag bij grote opdrachten een aanbetaling. Een duidelijke omschrijving op de factuur voorkomt discussies achteraf. Doe bij nieuwe klanten of hoge bedragen een kredietcheck om financiële problemen vroegtijdig te signaleren.
Betaalt een klant consequent te laat, weeg dan af of de samenwerking nog loont. Een klant die structureel niet betaalt, kost je meer dan hij oplevert. Duidelijke afspraken vooraf en een gestructureerde factuuradministratie zijn de beste bescherming.
