Een xml-factuur is een elektronische factuur opgeslagen in het XML-bestandsformaat, waarmee computersystemen factuurgegevens automatisch kunnen lezen, verwerken en uitwisselen zonder menselijke tussenkomst. Waar een gewone pdf-factuur door een mens wordt gelezen, “begrijpt” een xml-factuur een boekhoudprogramma of ERP-systeem direct.
Dat klinkt technisch, maar in de praktijk merk je er als ondernemer weinig van. Je stuurt of ontvangt een bestand, en je boekhoudsoftware verwerkt de gegevens automatisch: bedragen, btw, factuurnummers, datums. Geen handmatig overtypen, geen invoerfouten.
Hoe een xml-factuur is opgebouwd
XML staat voor eXtensible Markup Language. Het is een tekstformaat waarbij gegevens worden ingedeeld in zogenoemde “tags”, vergelijkbaar met hoe HTML een webpagina opbouwt. Een xml-factuur bevat dezelfde informatie als een papieren factuur, maar dan gestructureerd in een vast patroon dat software begrijpt.
Een eenvoudig voorbeeld van hoe dat er vanbinnen uitziet:
- <Factuurnummer> 2024-0042 </Factuurnummer>
- <Bedrag> 1210.00 </Bedrag>
- <BTW> 210.00 </BTW>
- <Vervaldatum> 2024-12-31 </Vervaldatum>
Elk gegeven staat op een vaste, herkenbare plek. Daardoor kan boekhoudsoftware de factuur volledig automatisch inlezen en boeken. Je hoeft zelf niets over te typen.
Veelgebruikte standaarden voor xml-facturen
Er bestaan verschillende afspraken over hoe een xml-factuur precies is ingedeeld. Die afspraken heten “standaarden”. De bekendste zijn:
- UBL (Universal Business Language): een internationale open standaard die veel wordt gebruikt in Europa, ook in Nederland.
- PEPPOL BIS: de standaard die overheden in de EU gebruiken voor elektronisch factureren. Als je factureert aan een overheidsinstantie in Nederland, werk je vrijwel altijd met PEPPOL.
- e-CFF / SETU: standaarden die in specifieke Nederlandse sectoren worden gebruikt, zoals de uitzendbranche.
Welke standaard je nodig hebt, hangt af van je klant of branche. De meeste moderne boekhoudsoftware ondersteunt UBL en PEPPOL automatisch.
Xml-facturen en de overheid: wat is verplicht?
Voor zakendoen met de Nederlandse overheid is elektronisch factureren via PEPPOL al jaren verplicht. Overheidsinstellingen (zoals ministeries, gemeenten en provincies) accepteren geen papieren of pdf-facturen meer; je moet een xml-factuur in het PEPPOL-formaat sturen.
Voor facturen tussen bedrijven onderling is xml nog niet verplicht in Nederland, maar de Europese Unie werkt aan plannen om e-facturering breder te verplichten. Houd er rekening mee dat dit in de komende jaren ook het bedrijfsleven kan raken.
Voordelen en nadelen eerlijk op een rij
Xml-facturen bieden duidelijke voordelen, maar er zijn ook punten om rekening mee te houden.
| Voordeel | Nadeel |
|---|---|
| Automatische verwerking, minder handwerk | Niet leesbaar zonder software of technische kennis |
| Minder kans op invoerfouten | Beide partijen moeten dezelfde standaard gebruiken |
| Snellere verwerking en betaling | Kleine bedrijven zonder boekhoudsoftware hebben er minder aan |
| Verplicht bij overheidsopdrachten (PEPPOL) | Instapdrempel bij implementatie als je het zelf wilt opzetten |
Een xml-factuur is dus niet voor elke situatie de handigste keuze. Stuur je af en toe een factuur aan een kleine klant? Dan is een pdf vaak makkelijker voor beide partijen. Werk je regelmatig met grotere klanten, overheidsinstanties of automatische facturatiesystemen? Dan is xml de logische stap.
Hoe maak en verstuur je een xml-factuur?
Je hoeft xml-code niet zelf te schrijven. De meeste boekhoud- en facturatieprogramma’s doen dat voor je. Je vult je factuur normaal in, en het programma zet de gegevens automatisch om naar het juiste xml-formaat. Populaire softwarepakketten zoals Exact, Twinfield, Moneybird en Unit4 ondersteunen dit.
Wil je facturen via PEPPOL versturen aan de overheid? Dan heb je ook een zogenoemde “access point” nodig, een dienstverlener die jouw xml-factuur via het PEPPOL-netwerk bij de ontvanger aflevert. Veel boekhoudsoftware regelt dit al ingebouwd, of je kunt een apart PEPPOL-serviceprovider inschakelen.
Gebruik je nog geen software die xml ondersteunt? Dan zijn er online converters en diensten waarmee je een bestaande factuur kunt omzetten naar UBL-formaat, al is dat voor regelmatig gebruik minder praktisch dan software die het automatisch doet.
Kort samengevat: een xml-factuur is de standaard voor automatisch en foutloos factureren, zeker als je zakendoet met de overheid of grotere bedrijven. De technische kant regelt je boekhoudsoftware; jij vult gewoon je factuurgegevens in zoals altijd.
