Een buitenlandse factuur met btw verwerken gaat anders dan een Nederlandse factuur. Of je nu iets koopt van een leverancier in Duitsland, een abonnement afneemt bij een Amerikaans softwarebedrijf of diensten inkoopt vanuit een ander EU-land: hoe de btw werkt, hangt af van waar de leverancier zit, wat je afneemt en of je als ondernemer of particulier optreedt. Hieronder lees je precies hoe het zit.
Buitenlandse factuur uit een EU-land: de verleggingsregeling
Koop je als Nederlandse ondernemer goederen of diensten bij een leverancier in een ander EU-land? Dan stuur die leverancier je in de meeste gevallen een factuur met 0% btw. Dat klinkt fijn, maar je bent nog niet klaar. Je moet de btw in Nederland zelf aangeven via de zogeheten verleggingsregeling. Je berekent dan zelf het Nederlandse btw-bedrag en geeft dat op in je btw-aangifte, zowel als verschuldigde als (als aftrekrecht bestaat) als aftrekbare btw. Per saldo is het effect nul, maar de aangifte is verplicht.
Een voorbeeld: je koopt software-licenties bij een Belgisch bedrijf voor 1.000 euro exclusief btw. De Belgische leverancier zet op de factuur 0% btw en vermeldt jouw Nederlandse btw-nummer. Jij geeft in je Nederlandse btw-aangifte 210 euro btw aan als verschuldigd (21% van 1.000 euro) en trekt datzelfde bedrag af als voorbelasting. Nettobedrag dat je betaalt: 0 euro extra btw, maar de aangifte klopt pas als je beide posten hebt ingevuld.
Wanneer staat er wél buitenlands btw-tarief op de factuur?
Soms staat er tóch buitenlandse btw op een factuur, bijvoorbeeld als een buitenlandse webshop denkt dat je een particulier bent, of als je als particulier iets koopt in het buitenland. In dat geval betaal je het btw-tarief van het land van de leverancier. Als Nederlandse ondernemer kun je die buitenlandse btw in je eigen aangifte niet aftrekken, maar je kunt die btw vaak wel terugvragen via een teruggaafprocedure bij de belastingdienst van het betreffende EU-land. Daarvoor bestaat binnen de EU een digitaal portaal via de Nederlandse Belastingdienst.
Staat er ten onrechte buitenlandse btw op een factuur terwijl de verleggingsregeling had moeten gelden? Vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde factuur. Je kunt die buitenlandse btw namelijk niet zomaar aftrekken in je Nederlandse aangifte.
Factuur van buiten de EU: ook btw verleggen?
Koop je diensten in bij een leverancier buiten de EU, zoals een Amerikaans of Brits bedrijf? Dan staat er logischerwijs geen Nederlandse btw op de factuur. Toch moet je als ondernemer in Nederland zelf btw aangeven via de verleggingsregeling, op dezelfde manier als bij een EU-factuur. Je berekent het Nederlandse tarief over het gefactureerde bedrag en geeft dat op in je aangifte.
Bij goederen uit landen buiten de EU werkt het anders: die btw wordt geheven bij invoer via de douane. Je betaalt invoer-btw bij de grens (of via een douane-expediteur) en kunt die als ondernemer terugvragen als voorbelasting.
Wat moet er op een buitenlandse factuur staan?
Een geldige buitenlandse factuur voor de verleggingsregeling bevat in elk geval:
- Jouw Nederlandse btw-nummer (of het btw-nummer dat je hebt opgegeven)
- Het btw-nummer van de buitenlandse leverancier
- De vermelding “btw verlegd”, “reverse charge” of een vergelijkbare aanduiding
- Het factuurbedrag exclusief btw, met 0% btw of geen btw-bedrag
Ontbreken deze gegevens, dan loop je risico bij een belastingcontrole. Zorg dat je de factuur corrigeert of vraag de leverancier om een herziene versie voordat je de aangifte indient.
Btw op buitenlandse factuur: de aangifte stap voor stap
Voor de meeste buitenlandse facturen met verlegging werkt het als volgt in de Nederlandse btw-aangifte:
- Rubriek 4a (diensten uit EU-landen): vul hier het btw-bedrag in dat je verschuldigd bent
- Rubriek 4b (diensten van buiten de EU): voor facturen van niet-EU-leveranciers
- Rubriek 5b (voorbelasting): trek het btw-bedrag hier af als je recht hebt op aftrek
De exacte rubrieken hangen af van het soort aankoop (goederen of diensten) en de herkomst. De Belastingdienst heeft per rubriek toelichting beschikbaar op belastingdienst.nl.
Veelgemaakte fouten
De grootste fout is de buitenlandse factuur behandelen als een gewone inkoopfactuur zonder die aan te geven in de btw-aangifte. Dat levert bij controle een naheffing op, inclusief rente. Een tweede veelgemaakte fout: buitenlandse btw die wél op de factuur staat aftrekken als Nederlandse voorbelasting. Dat mag niet; buitenlandse btw en Nederlandse btw zijn aparte grootheden.
Ontvang je regelmatig facturen uit het buitenland, dan loont het om je btw-aangifte-software of boekhouder te laten controleren of de verlegging goed is ingesteld. Een klein configuratiefoutje leidt anders snel tot structurele fouten in je aangiften.
Kort samengevat: de btw op een buitenlandse factuur verlegt bijna altijd naar jou als Nederlandse ondernemer. Dat betekent zelf aangeven, zelf aftrekken en de factuur goed bewaren. Klopt er iets niet aan de factuur, los dat dan op vóórdat je de aangifte doet, niet erna.
