Een openstaande factuur is een factuur die je hebt verstuurd maar waarvoor je nog geen betaling hebt ontvangen. Zolang de betalingstermijn nog loopt, is dat normaal. Wordt die termijn overschreden, dan heb je als ondernemer het recht om actie te ondernemen. Hoe je dat slim aanpakt, en wat je opties zijn, lees je hieronder.
Wanneer is een factuur officieel openstaand?
Elke factuur heeft een betalingstermijn. Die stel jij zelf in als ondernemer, of je spreekt die af met de klant. Veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen. Zodra die termijn is verstreken zonder dat de betaling is binnengekomen, staat de factuur officieel open én is er sprake van een te late betaling.
Let op: een factuur die nog binnen de termijn valt, is ook openstaand, maar daar hoef je nog niks mee te doen. Het onderscheid zit hem in of de termijn al is verstreken of niet. Bij een factuur van 500 euro met een termijn van 14 dagen is er pas reden tot actie op dag 15.
Wat doe je bij een openstaande factuur na de vervaldatum?
De meest gebruikelijke eerste stap is een betalingsherinnering sturen. Dat is een vriendelijke herinnering waarin je de klant wijst op de openstaande factuur, het bedrag en de nieuwe uiterste betaaldatum. Veel klanten betalen na zo’n herinnering alsnog snel, omdat ze de factuur simpelweg over het hoofd hebben gezien.
Blijft betaling uit na de herinnering, dan stuur je een aanmaning. Die is iets strenger van toon. Hierin vermeld je dat je kosten in rekening kunt brengen als er niet binnen een bepaalde termijn betaald wordt. Wettelijk gezien mag je bij een B2B-factuur (tussen bedrijven) incassokosten en wettelijke handelsrente in rekening brengen zodra de betalingstermijn is verstreken, zonder dat je daar een extra aanmaning voor hoeft te sturen. Bij consumenten gelden iets andere regels: daar moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag berekenen.
Een handig stappenplan ziet er zo uit:
- Stap 1: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering, kort na het verstrijken van de termijn.
- Stap 2: Stuur een formele aanmaning als er na de herinnering niet betaald wordt.
- Stap 3: Schakel een incassobureau in of dien een vordering in bij de rechter als de klant blijft weigeren.
Incassokosten bij een openstaande factuur
De wettelijke incassokosten zijn in Nederland vastgelegd via een staffel. Hoe lager het openstaande bedrag, hoe hoger het percentage. Over de eerste 2.500 euro van het openstaande bedrag reken je 15% incassokosten, met een minimum van 40 euro. Naarmate het bedrag hoger wordt, daalt het percentage. De wet stelt een maximum aan de totale incassokosten om excessen te voorkomen.
Naast incassokosten heb je bij zakelijke facturen recht op wettelijke handelsrente. Die rente loopt automatisch vanaf de dag na de vervaldatum. Je hoeft dit niet altijd apart te vermelden op de factuur om er aanspraak op te maken, maar het is wel verstandig om het in je algemene voorwaarden op te nemen.
Openstaande factuur inboeken in je administratie
In je boekhouding boek je een openstaande factuur op als debiteurspost. De factuur staat aan de debetkant van de balans totdat de betaling binnenkomt. Zodra betaald, boek je de post weg. Blijft een factuur heel lang open zonder uitzicht op betaling, dan kun je hem als dubieuze debiteur aanmerken en eventueel afboeken als oninbaar. Dat heeft ook gevolgen voor de btw: onder bepaalde voorwaarden kun je de al afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst als de vordering oninbaar blijkt.
Wanneer schakel je een incassobureau of de rechter in?
Als een klant na twee of drie herinneringen en aanmaningen nog steeds niet betaalt, heb je twee opties. Een incassobureau neemt de invordering van je over, vaak op basis van no cure no pay. De kosten zijn dan voor de schuldenaar. Je kunt ook naar de rechter stappen via een dagvaardingsprocedure of, voor vorderingen tot 25.000 euro, via de kantonrechter. Voor kleine vorderingen tot 5.000 euro bestaat de vereenvoudigde procedure (de “kleine vorderingenprocedure”), waarbij je zonder advocaat kunt procederen.
Schakel een incassobureau in als je de tijd en energie niet hebt om zelf achter de betaling aan te gaan. Kies voor de rechter als de klant de vordering betwist en je die wil laten vaststellen door een onafhankelijke instantie.
Voorkom openstaande facturen: praktische tips
Voorkomen is beter dan achter betaling aan lopen. Een paar maatregelen die helpen:
- Stuur facturen direct na levering van je product of dienst, niet weken later.
- Vermeld altijd de betalingstermijn, het factuurnummer en een duidelijke omschrijving op de factuur.
- Vraag bij grote opdrachten om een aanbetaling van bijvoorbeeld 30 tot 50 procent.
- Stel automatische betalingsherinneringen in via je boekhoudsoftware, zodat je er zelf niet aan hoeft te denken.
- Controleer regelmatig je debiteurenadministratie en grijp snel in zodra een termijn verstreken is.
Hoe sneller je reageert op een openstaande factuur, hoe groter de kans dat je je geld alsnog ontvangt. Wacht je te lang, dan wordt de kans op succesvolle invordering kleiner en de administratieve rompslomp groter. Een duidelijke factuur, een korte betalingstermijn en een vast opvolgproces zijn de beste bescherming tegen betalingsproblemen.
