Als zzp’er een factuur maken doe je door een document op te stellen met een aantal verplichte gegevens, je het juiste btw-bedrag te berekenen en dit tijdig naar je klant te sturen. Klinkt simpel, maar er zijn een paar valkuilen die je geld of gedoe kunnen kosten. Hieronder vind je precies wat je nodig hebt.
Verplichte gegevens op je factuur als zzp’er
De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur moet staan. Mis je een verplicht gegeven, dan is de factuur niet geldig en kan je klant geen btw terugvragen. Zorg dat de volgende gegevens altijd op je factuur staan:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Je KVK-nummer
- Je btw-nummer (tenzij je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling, de KOR)
- De naam en het adres van je klant
- Een uniek, opvolgend factuurnummer (bijvoorbeeld 2024-001, 2024-002)
- De factuurdatum
- Een omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-percentage en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Het factuurnummer is iets waar veel starters de fout mee ingaan. Het moet uniek zijn én opvolgend. Je mag zelf het systeem kiezen, maar het moet altijd duidelijk zijn welke factuur eerder of later is. Een gat in de nummering (van 2024-003 direct naar 2024-005) is bij een belastingcontrole een aandachtspunt.
Btw berekenen op je factuur
Het standaard btw-tarief in Nederland is 21%. Voor bepaalde diensten, zoals sommige voedingsmiddelen, boeken en culturele diensten, geldt 9%. Controleer altijd welk tarief op jouw werk van toepassing is. Ben je als zzp’er vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld als zorgverlener of coach onder bepaalde voorwaarden, dan vermeld je geen btw op je factuur en schrijf je erbij op grond waarvan je vrijgesteld bent.
Een rekenvoorbeeld: je brengt 1.000 euro in rekening voor webdesignwerk. Daarover rekent je 21% btw: 210 euro. Je factuur vermeldt dan 1.000 euro exclusief btw, 210 euro btw en een totaal van 1.210 euro. Die 210 euro draag je af via je btw-aangifte.
Factuur sturen: binnen welke termijn?
Je bent verplicht om een factuur te sturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je de dienst hebt geleverd. Lever je werk in januari, dan moet de factuur uiterlijk 15 februari verstuurd zijn. In de praktijk stuur je de factuur het beste zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.
Spreek ook een betalingstermijn af. Een gangbare termijn is 14 of 30 dagen. Vermeld deze termijn op de factuur zelf, zodat er geen onduidelijkheid over is. Schrijf bijvoorbeeld: “Betaling graag binnen 14 dagen na factuurdatum.”
Factuur maken: Word, Excel of software?
Je kunt een factuur maken in een tekstverwerker zoals Word of een spreadsheet als Excel. Dat werkt prima als je weinig facturen per maand verstuurt. Het nadeel is dat je zelf zorgt voor de opvolgend nummering en de administratie bijhoudt.
Boekhoudprogramma’s zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online automatiseren dit. Ze nummeren facturen automatisch op, berekenen de btw en slaan alles op voor je jaarlijkse aangifte. De meeste programma’s kosten naar schatting rond de 10 tot 20 euro per maand in 2026. Voor zzp’ers met een beperkt aantal facturen per maand is een gratis plan of een eenvoudige template in Word echter ook prima.
Veelgemaakte fouten bij facturen als zzp’er
De meest voorkomende fout is een vaag omschrijving van de werkzaamheden. Schrijf niet “werkzaamheden april”, maar “ontwikkeling van landingspagina voor campagne X, periode 1 tot 30 april 2025”. Dat voorkomt discussie en versnelt de betaling.
Een tweede valkuil: het btw-nummer weglaten als je niet onder de KOR valt. Zonder btw-nummer op de factuur kan je zakelijke klant de btw niet aftrekken. Die klant zal je dan vragen om een gecorrigeerde factuur, wat vertraging oplevert.
Tot slot: bewaar al je facturen minimaal 7 jaar. Dat is de wettelijke bewaarplicht voor de Belastingdienst. Digitaal bewaren in een map per jaar is voldoende, zolang de facturen leesbaar en vindbaar zijn.
Een goede factuur is duidelijk, volledig en op tijd verstuurd. Zorg dat je template van tevoren klaarstaat met alle verplichte gegevens, zodat je na elke opdracht snel kunt factureren en niet hoeft te nadenken over wat er nog op moet staan.
