Als particulier mag je geen factuur sturen. Dat klinkt misschien verrassend, maar een factuur is wettelijk gezien een document dat alleen btw-plichtige ondernemers mogen gebruiken. Toch kun je prima een betaling vragen of bevestigen, alleen doe je dat met een ander document: een kwitantie.
Of je nu een tweedehands bank verkoopt, een klus voor een buurman doet of geld terugvraagt voor een gedeelde aankoop: je hebt een simpel alternatief beschikbaar. Hieronder lees je wat dat inhoudt en hoe je het aanpakt.
Waarom je als particulier geen factuur mag sturen
Een factuur is in Nederland gebonden aan de btw-wetgeving. Alleen ondernemers die zijn ingeschreven bij de Belastingdienst en btw afdragen, mogen officieel een factuur uitsturen. Op een factuur staat namelijk btw vermeld, en dat bedrag moet worden aangegeven en afgedragen. Als particulier doe je dat niet, en dus mag je ook geen document sturen dat de naam “factuur” draagt.
Doe je dat toch, dan klopt er iets niet: ofwel je bent eigenlijk ondernemer (en moet je dat formaliseren), ofwel je stelt een document op dat je niet mag gebruiken. In beide gevallen is het verstandig om het anders aan te pakken.
Wat je wél kunt gebruiken: de kwitantie
Een kwitantie is het document dat particulieren gebruiken als bewijs van betaling of als betalingsverzoek. Het is geen factuur, maar heeft wel hetzelfde praktische doel: jij geeft aan wat je hebt geleverd of gedaan, en wat de ander daarvoor moet betalen of al betaald heeft.
Een kwitantie stel je zelf op, bijvoorbeeld in een tekstverwerker of via een gratis sjabloon online. Er zijn geen strenge wettelijke eisen, maar voor duidelijkheid zet je er in ieder geval het volgende op:
- Jouw naam en adres
- Naam en adres van de ontvanger
- Datum
- Omschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan
- Het te betalen of betaalde bedrag
- Of het bedrag al is ontvangen of nog open staat
- Jouw handtekening (bij een papieren kwitantie)
Je vermeldt géén btw op een kwitantie, want als particulier ben je daar niet voor geregistreerd. Het bedrag dat je noemt is gewoon het bedrag dat je wilt ontvangen.
Wanneer gebruik je een kwitantie als particulier?
Er zijn meer situaties dan je misschien denkt waarbij een kwitantie handig is. Denk aan:
- Een tweedehands verkoop via Marktplaats waarbij de koper een betalingsbewijs wil
- Je helpt iemand met een klus en wilt de afspraak schriftelijk vastleggen
- Je ontvangt geld terug van een vriend voor gedeelde kosten en wilt dit bevestigen
- Je verhuurt tijdelijk iets en ontvangt daarvoor een vergoeding
Een kwitantie beschermt beide partijen: jij hebt bewijs dat je een bedrag hebt gevraagd of ontvangen, en de ander heeft bewijs van wat er is betaald en waarvoor.
Ben je eigenlijk toch ondernemer?
Stuur je regelmatig “facturen” als particulier, dan is het de moeite waard om te checken of je in de ogen van de Belastingdienst al ondernemer bent. De Belastingdienst kijkt naar criteria zoals regelmaat, winstoogmerk en zelfstandigheid. Doe je incidenteel iets voor een kennis, dan is er weinig aan de hand. Maar verkoop je structureel spullen of verricht je diensten voor meerdere opdrachtgevers, dan ben je mogelijk al ondernemer en gelden er andere verplichtingen.
In dat geval is inschrijven bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst de juiste stap, zodat je wél facturen mag sturen en alles netjes geregeld is.
Kortom: als particulier stuur je geen factuur, maar een kwitantie. Dat document doet hetzelfde werk, is vrij op te stellen en volstaat in veruit de meeste dagelijkse situaties. Gaat het om grotere bedragen of terugkerend werk, bekijk dan of je officieel als ondernemer wilt starten.
