Je kunt een factuur sturen zonder KVK-nummer, maar hoe je dat doet hangt af van je situatie. Ben je een particulier die een eenmalige klus factureert, of ben je actief als zzp’er zonder inschrijving? Beide gevallen zijn mogelijk, maar vragen een andere aanpak. Hieronder lees je precies wat je kunt doen en waar je op moet letten.
Wanneer je factureert zonder KVK
Een KVK-inschrijving is wettelijk verplicht als je een bedrijf drijft. Doe je dat regelmatig, dan ben je in de ogen van de Kamer van Koophandel een ondernemer en moet je je inschrijven. Maar voor iemand die eenmalig een opdracht uitvoert als particulier, geldt die verplichting niet. De belastingdienst kijkt daarbij naar criteria zoals regelmaat, winst en zelfstandigheid. Is het echt een uitzondering, dan ben je geen ondernemer en hoef je je ook niet in te schrijven.
Het gaat mis als je structureel facturen verstuurt zonder KVK, terwijl je feitelijk wél als ondernemer optreedt. De Belastingdienst kan dat achteraf als ondernemerschap aanmerken, met naheffingen als gevolg. Gebruik dit dus alleen voor wat het is: een incidentele, eenmalige situatie.
Wat zet je op een factuur zonder KVK-nummer?
Als particulier heb je geen KVK-nummer en geen BTW-nummer. Dat betekent dat je die gegevens ook niet verplicht op de factuur hoeft te zetten. Een particuliere factuur bevat in ieder geval:
- Je volledige naam en adres
- De naam en het adres van de opdrachtgever
- Een datum en een factuurnummer (zelf te verzinnen, bv. 2024-001)
- Een omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag (zonder BTW, want als particulier reken je geen BTW)
- Je IBAN-rekeningnummer
Je berekent geen BTW omdat je geen BTW-ondernemer bent. Het bedrag dat je factureert is dus een brutobedrag inclusief alles. Vermeld altijd de betalingstermijn, zodat duidelijk is wanneer betaling verwacht wordt.
Factuur sturen zonder KVK: kwitantie als alternatief?
Soms wordt gesuggereerd om in plaats van een factuur een kwitantie te sturen. Een kwitantie is eigenlijk een betalingsbewijs: je bevestigt daarmee dat je betaling hebt ontvangen. Het is dus iets anders dan een factuur, die vooraf verstuurd wordt als betalingsverzoek. Voor een eenmalige opdracht kun je prima een factuur sturen als particulier. Een kwitantie is pas relevant nádat betaald is, als de opdrachtgever een bewijs van betaling wil. Je hoeft niet te kiezen: stuur een factuur vooraf en geef desgewenst een kwitantie na betaling.
Moet de opdrachtgever iets regelen?
Als een bedrijf jou als particulier inhuurt, kan dat gevolgen hebben voor de opdrachtgever. Het bedrijf kan de factuur in principe gewoon betalen, maar moet wel opletten dat er geen sprake is van een verkapt dienstverband of schijnzelfstandigheid. Bij eenmalige opdrachten speelt dat zelden, maar het is goed om je bewust te zijn van dit risico. De opdrachtgever kan de betaalde vergoeding niet als BTW terugvragen, want jij rekent geen BTW. Dat is iets om vooraf te bespreken.
Wat als je vaker wil factureren?
Ga je meer dan incidenteel opdrachten aannemen en factureren, dan is inschrijven bij de KVK de logische stap. Dat kost (naar schatting rond 90 euro in 2025 voor de eenmalige inschrijving) en geeft je meteen een officieel KVK-nummer en BTW-nummer. Daarmee kun je professioneel factureren, BTW in rekening brengen en aftrekken, en gebruik maken van aftrekposten voor ondernemers.
Voor die ene freelanceklus of die enkele uurtjes hulp die je iemand hebt geboden, volstaat een simpele particuliere factuur met je naam, adres, omschrijving en bedrag. Houd het overzichtelijk, bewaar een kopie voor jezelf en zorg dat je het bedrag opgeeft bij je belastingaangifte onder “overige inkomsten”. Zo doe je het netjes, ook zonder KVK.
