Een voorbeeld van een zzp-factuur bevat altijd een aantal vaste onderdelen: je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer, een opvolgend factuurnummer, de omschrijving van je werk, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Mis je één van deze elementen, dan voldoet je factuur niet aan de wettelijke eisen en kun je in de problemen komen bij de Belastingdienst.
Hieronder zie je precies hoe zo’n factuur eruitziet, welke velden je invult en waar zzp’ers het vaakst de fout ingaan.
Voorbeeld factuur zzp: een complete factuurlay-out
Stel je voor: je bent grafisch ontwerper en hebt een week gewerkt voor een opdrachtgever. Je stuurt je eerste factuur van het jaar. Zo ziet die er concreet uit:
| Jouw bedrijfsgegevens | |
| Bedrijfsnaam | Studio Jansen |
| Adres | Voorbeeldstraat 12, 1234 AB Amsterdam |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Btw-nummer | NL123456789B01 |
| E-mailadres | info@studiojansen.nl |
| Factuurgegevens | |
| Factuurnummer | 2026-001 |
| Factuurdatum | 15 mei 2026 |
| Vervaldatum | 29 mei 2026 (14 dagen) |
| Gegevens opdrachtgever | |
| Bedrijfsnaam | Marketingbureau De Vries BV |
| Adres | Klantenstraat 5, 5678 CD Utrecht |
| KVK-nummer | 87654321 |
| Omschrijving | Aantal | Uurtarief | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|
| Ontwerp huisstijl, inclusief logo en visitekaartje | 20 uur | € 75,00 | € 1.500,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 1.500,00 | ||
| Btw 21% | € 315,00 | ||
| Totaal incl. btw | € 1.815,00 |
| Betaalgegevens | |
| IBAN | NL91 ABNA 0417 1643 00 |
| Ten name van | Studio Jansen |
| Betalingstermijn | 14 dagen na factuurdatum |
Alle verplichte onderdelen van een zzp-factuur op een rij
De Belastingdienst stelt vaste eisen aan wat er op een factuur moet staan. Dit zijn de onderdelen die je nooit mag vergeten:
- Je bedrijfsnaam en adres
- De naam en het adres van je opdrachtgever
- Een uniek, opvolgend factuurnummer (per jaar opnieuw beginnen mag, bv. 2026-001, 2026-002)
- De factuurdatum
- Je KVK-nummer
- Je btw-identificatienummer (tenzij je bent vrijgesteld, zie hieronder)
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-percentage en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- Je IBAN-rekeningnummer en betalingstermijn
Eén praktische tip over het factuurnummer: gebruik een logisch systeem dat je volhoudt. “2026-001” is duidelijk en opvolgend. Je mag ook starten bij “1” en elk jaar opnieuw beginnen, zolang elk nummer uniek is binnen jouw administratie.
Btw vrijgesteld als zzp’er? Zo pas je je factuur aan
Sommige zzp’ers hoeven geen btw in rekening te brengen. Denk aan zorgverleners, bepaalde onderwijsprofessionals of zzp’ers die gebruikmaken van de KOR (Kleineondernemersregeling). In dat geval laat je de btw-regels weg van je factuur en vermeld je: “Vrijgesteld van btw” of de specifieke vrijstellingsgrond, zoals “Vrijgesteld op grond van artikel 11 Wet OB.” Je btw-nummer hoef je dan ook niet te vermelden.
Twijfel je of jouw activiteiten zijn vrijgesteld? Kijk dit na op de website van de Belastingdienst (belastingdienst.nl). Stuur je per ongeluk een factuur zonder btw terwijl je dat wel had moeten berekenen, dan ben jij als zzp’er verantwoordelijk voor het alsnog afdragen van die btw.
Veelgemaakte fouten op zzp-facturen
De meest voorkomende fout is een vage omschrijving van de werkzaamheden. “Werkzaamheden mei” zegt niets; “Contentbeheer website, inclusief 8 nieuwsberichten en SEO-optimalisatie, mei 2026” is concreet en controleerbaar. Een duidelijke omschrijving voorkomt ook discussie met de opdrachtgever over wat er precies is geleverd.
Andere veelgemaakte fouten:
- Geen of een onduidelijk factuurnummer (geen doorlopende reeks)
- Verkeerd btw-percentage (niet elk product of dienst valt onder 21%; sommige vallen onder 9% of 0%)
- Geen betalingstermijn vermeld (zonder termijn geldt wettelijk 30 dagen, maar benoem het altijd expliciet)
- IBAN vergeten, waardoor de opdrachtgever niet weet waar naartoe te betalen
- De factuur bewaren: je bent wettelijk verplicht facturen zeven jaar te bewaren
Met dit voorbeeld van een zzp-factuur heb je een solide basis om zelf aan de slag te gaan. Controleer elke factuur kort voor je hem verstuurt op de bovenstaande punten, sla hem op in je eigen administratie en stuur hem bij voorkeur als PDF zodat de opmaak klopt bij de ontvanger.
