Een PO-nummer op een factuur is het unieke nummer van een inkooporder (Purchase Order) dat een opdrachtgever aan jou doorgeeft, zodat hij jouw factuur intern kan koppelen aan de bijbehorende bestelling. Zonder dat nummer weigeren veel grotere bedrijven simpelweg de betaling, omdat hun financiële afdeling de factuur anders niet kan verwerken.
Hieronder lees je precies wat je met een PO-nummer op een factuur moet doen, waar je het plaatst en wat je doet als je er geen hebt ontvangen.
Wat een PO-nummer op een factuur betekent
PO staat voor Purchase Order, in het Nederlands een inkooporder. Wanneer een bedrijf iets bestelt, maakt de inkoopafdeling intern een inkooporder aan. Aan die order hangt een uniek nummer, het PO-nummer. Dat nummer stuurt de opdrachtgever aan jou door, zodat jij het op je factuur vermeldt.
Voor de opdrachtgever is dat nummer een koppeling tussen twee documenten: de inkooporder die intern al is goedgekeurd, en de factuur die jij verstuurt. Zonder die koppeling weet de financiële afdeling niet of de bestelling ooit officieel is geplaatst, en blokkeert zij de betaling. Voor jou als leverancier is het dus rechtstreeks van invloed op hoe snel je geld ontvangt.
Waar je het PO-nummer op de factuur plaatst
Er is geen wettelijk voorgeschreven vaste plek, maar er is wel een duidelijke praktijkstandaard. Zet het PO-nummer in de kopregel van de factuur, vlak bij het factuurnummer en de factuurdatum. Veel boekhoudprogramma’s hebben hiervoor een apart invoerveld met een label als “referentie opdrachtgever” of “inkoopordernummer”.
Een overzicht van de meest gebruikte plekken:
- Direct onder of naast het factuurnummer, in de koptabel
- In de omschrijvingsregel van het eerste factuuritem, tussen haakjes
- Als aparte regel boven de omschrijvingstabel, gelabeld als “PO-nummer” of “Referentie opdrachtgever”
Kies bij voorkeur de koptabel. Zo is het nummer direct zichtbaar zonder dat iemand de hele factuur hoeft te scannen.
Voorbeeld van een factuurkop met PO-nummer
| Factuurnummer | 2026-0041 |
| Factuurdatum | 12 mei 2026 |
| PO-nummer | PO-88432 |
| Betalingstermijn | 30 dagen |
Het PO-nummer neem je letterlijk over zoals de opdrachtgever het heeft aangeleverd. Typ het dus niet over of pas de opmaak niet aan, want één verkeerd teken zorgt al voor een mismatch in hun systeem.
Wat te doen als je geen PO-nummer hebt ontvangen
Stuur een factuur nooit zonder PO-nummer als de opdrachtgever dat verplicht stelt. Vraag het nummer op vóór je de factuur verstuurt, bij voorkeur al bij de opdrachtbevestiging. Veel bedrijven die werken met inkooporders vermelden dit ook in hun inkoopvoorwaarden.
Heb je de opdracht al uitgevoerd en ben je vergeten om het nummer te vragen? Neem dan contact op met de inkoop- of financiële afdeling van de opdrachtgever. Stuur de factuur pas als je het nummer hebt. Een factuur die retour komt wegens een ontbrekend PO-nummer vertraagt de betaling met al snel twee tot vier weken, omdat de verwerkingscyclus dan opnieuw start.
Soms heeft een opdracht helemaal geen PO-nummer, bijvoorbeeld bij kleine eenmalige opdrachten bij een zelfstandige of mkb-bedrijf zonder formeel inkoopproces. In dat geval laat je het veld gewoon leeg of vul je “nvt” in. Niet elk bedrijf werkt met inkooporders.
Veelgemaakte fouten met het PO-nummer op een factuur
- Het nummer vergeten. De meest voorkomende oorzaak van vertraagde betaling bij zakelijke opdrachtgevers met een inkoopproces.
- Het eigen factuurnummer invullen. Het PO-nummer is altijd het nummer van de opdrachtgever, niet jouw eigen referentie.
- Tikfout in het nummer. Controleer het altijd dubbelchecken tegenover de opdrachtbevestiging of e-mail van de opdrachtgever.
- Te laat vragen. Als je het pas vraagt nadat je de factuur al hebt gestuurd, loop je achter de feiten aan.
PO-nummer en de Nederlandse factuurvereisten
De Belastingdienst schrijft het vermelden van een PO-nummer niet wettelijk voor. De wettelijke factuurvereisten gaan over andere gegevens, zoals het btw-nummer, het KVK-nummer en de btw-uitsplitsing. Het PO-nummer is een zakelijke afspraak tussen jou en de opdrachtgever, geen fiscale verplichting. Dat neemt niet weg dat het in de praktijk net zo dwingend kan voelen: als de opdrachtgever het eist in zijn inkoopvoorwaarden, betaalt hij pas als het nummer op de factuur staat.
Zorg er bij elke nieuwe zakelijke klant voor dat je in de offerte- of opdrachtfase al vraagt of zij werken met PO-nummers. Bouw dit vaste punt in je administratieproces in, dan voorkom je vertraging bij elke factuur die je stuurt.
