Een factuur zonder btw stuur je wanneer je een vrijgestelde prestatie levert of wanneer je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt. In die gevallen breng je geen btw in rekening en mag je dat ook niet doen. Op de factuur geef je wel aan waarom btw ontbreekt, anders voldoet het document niet aan de wettelijke eisen.
Wanneer is een factuur zonder btw toegestaan?
Er zijn een aantal situaties waarin je rechtmatig een factuur zonder btw uitschrijft. De meest voorkomende zijn:
- Btw-vrijgestelde diensten of goederen. Denk aan medische zorg, onderwijs, verzekeringen, bepaalde financiële diensten en verhuur van onroerend goed (in veel gevallen). De belastingdienst heeft een vaste lijst van vrijgestelde prestaties.
- De kleineondernemersregeling (KOR). Als je je hebt aangemeld voor de KOR en je omzet blijft onder de drempel (naar schatting 20.000 euro per kalenderjaar in 2025), hoef je geen btw te berekenen en geen btw-aangifte te doen.
- Diensten aan buitenlandse ondernemers (verlegging). Lever je een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan verlegt de btw naar de ontvanger. Op de factuur staat dan het btw-bedrag niet uitgesplitst, maar een verwijzing naar de verleggingsregeling.
- Niet btw-plichtig. Heb je je nooit hoeven registreren voor btw, bijvoorbeeld als vereniging of stichting zonder economische activiteiten, dan stuur je sowieso facturen zonder btw.
Wat moet er op een factuur zonder btw staan?
Volgens de belastingdienst mag je geen btw vermelden op een factuur als een vrijstelling van toepassing is. Je vermeldt in dat geval op de factuur welke vrijstelling geldt. Doe je dat niet, dan kan de ontvanger onterecht btw terugvragen of ontstaan er problemen bij een controle.
Een correcte factuur zonder btw bevat in elk geval:
- Factuurnummer en factuurdatum
- Naam en adres van jou als leverancier
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het te betalen bedrag (zonder btw-uitsplitsing)
- De reden waarom geen btw wordt berekend, bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 11, lid 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968” of bij de KOR: “BTW vrijgesteld o.g.v. de kleineondernemersregeling”
Bij grensoverschrijdende diensten met btw-verlegging schrijf je: “BTW verlegd” en vermeld je het btw-identificatienummer van de ontvanger. Het is verstandig om de precieze formulering af te stemmen op de situatie, zodat de factuur bij een controle meteen duidelijk is.
Mag je als vrijgestelde ondernemer nooit btw in rekening brengen?
Precies zo werkt het. Als je uitsluitend vrijgestelde prestaties levert, breng je nooit btw in rekening. Het keerzijde is dat je ook geen btw kunt terugvragen op je eigen inkopen en kosten. Die btw betaal je gewoon mee als onderdeel van de inkoopprijs, maar je krijgt hem niet terug. Voor kleine ondernemers met weinig kosten is dat vaak geen probleem, maar als je veel investeert in materiaal of apparatuur, weegt dit zwaarder.
Praktisch voorbeeld: freelance coach zonder btw
Stel: je bent freelance coach en je levert erkend onderwijsgerelateerde begeleiding. Je diensten vallen onder een btw-vrijstelling. Je stuurt een factuur van 1.500 euro voor een trainingsprogramma. Op de factuur staat geen btw-regel, geen bedrag aan btw, en geen totaal “inclusief btw”. Wel staat er een zin als: “Deze dienst is vrijgesteld van btw op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel o van de Wet OB 1968.” Zo is voor de klant én de belastingdienst meteen duidelijk waarom het bedrag zonder btw is.
Factuurplicht bij vrijgestelde prestaties
Let op: als vrijgestelde ondernemer ben je in veel gevallen niet verplicht om überhaupt een factuur uit te reiken, tenzij je levert aan een andere ondernemer. Toch is het slim om dat altijd te doen, zowel voor je eigen administratie als voor de klant. Stuur je wel een factuur, dan gelden de regels hierboven. Stuur je er geen, dan hoef je ook geen btw-vermelding op te nemen, maar zorg je in je eigen boekhouding wel voor een goede vastlegging van de transactie.
Twijfel je of jouw dienst of product onder een btw-vrijstelling valt, check dat dan via de belastingdienst (belastingdienst.nl) of vraag het na bij een boekhouder. Een verkeerde aanname kan leiden tot naheffingen met rente, iets wat je liever voorkomt.
