Als je vrijgesteld bent van btw, mag je geen btw in rekening brengen op je factuur. In plaats daarvan vermeld je op de factuur dat een btw-vrijstelling van toepassing is. Dit is verplicht: je laat niet gewoon de btw-regel weg, maar je legt expliciet uit waarom er geen btw op staat. Hieronder lees je precies wat je moet vermelden en hoe je dat doet.
Wanneer ben je vrijgesteld van btw?
Sommige ondernemers of organisaties hoeven geen btw te rekenen omdat ze vrijgestelde prestaties leveren. Denk aan artsen, therapeuten, bepaalde onderwijsinstellingen, verzekeraars en sportverenigingen. De vrijstelling geldt dan voor de geleverde dienst of het product, niet per se voor de ondernemer zelf. Lever je deels vrijgestelde en deels belaste diensten? Dan gelden voor elk deel andere regels.
Een belangrijk gevolg van de btw-vrijstelling: je kunt ook geen btw terugvragen op je inkopen die te maken hebben met de vrijgestelde activiteiten. Dat is het directe nadeel van de vrijstelling. Voor kleine ondernemers met de kleineondernemersregeling (KOR) gelden overigens aparte regels die losstaan van deze inhoudelijke vrijstellingen.
Wat zet je op de factuur als je vrijgesteld bent van btw?
Volgens de Belastingdienst vermeld je op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is. Je geeft daarbij aan op welke wettelijke grondslag de vrijstelling berust. In de praktijk doe je dit door een korte vermelding toe te voegen, zoals:
- “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel [letter], van de Wet OB 1968”
- Of, bij een Europese grondslag: “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 132 van de btw-richtlijn”
Je hoeft geen apart btw-bedrag of btw-percentage te vermelden, want dat is er simpelweg niet. Je vermeldt ook je btw-nummer niet als je volledig vrijgesteld bent en geen btw-aangifte doet. Doe je dat wel deels, dan staat je btw-nummer wel op de factuur.
Hoe ziet een vrijgestelde factuur er in de praktijk uit?
Stel: je bent fysiotherapeut en stuurt een factuur voor een behandeling. Je factuur bevat dan de gebruikelijke gegevens zoals naam, adres, datum, factuurnummer en een omschrijving van de dienst. Het bedrag staat zonder btw vermeld. Onderaan of bij het bedrag staat een zin als: “Vrijgesteld van btw (art. 11, lid 1, onderdeel g, Wet OB 1968).”
Een eenvoudig voorbeeld van hoe het er uitziet:
| Behandeling fysiotherapie, 3 sessies | € 150,00 |
| Btw | Vrijgesteld (art. 11, lid 1, onderdeel g, Wet OB 1968) |
| Totaal | € 150,00 |
Veelgemaakte fouten bij vrijgesteld van btw op factuur
De meest voorkomende fout is dat ondernemers de btw-regel gewoon weglaten zonder enige vermelding. Dat is niet correct. Je klant en de Belastingdienst moeten kunnen zien dat de vrijstelling bewust is toegepast en op welke grond. Een andere fout: toch btw in rekening brengen terwijl je vrijgesteld bent. Dan ben je verplicht dat bedrag af te dragen, ook al had je het niet mogen rekenen.
Twijfel je over welk artikel van toepassing is op jouw situatie? Raadpleeg dan de website van de Belastingdienst of vraag het na bij een belastingadviseur. De Belastingdienst heeft een overzicht van alle vrijgestelde prestaties, ingedeeld per sector en type dienst.
Kort samengevat: zet altijd de reden van de vrijstelling op je factuur, benoem het wetsartikel en laat het btw-bedrag achterwege. Zo voldoe je aan de wettelijke verplichting en voorkom je problemen bij een controle.
