Ja, een ondernemer mag in principe administratiekosten in rekening brengen op een factuur, maar daar gelden wel voorwaarden voor. De kosten moeten van tevoren duidelijk zijn gecommuniceerd aan de klant. Zijn ze dat niet, dan kan een klant ze betwisten en hoeft hij ze in veel gevallen niet te betalen.
Wanneer zijn administratiekosten op een factuur toegestaan?
Een ondernemer mag extra kosten doorberekenen, mits de klant hier vooraf over is geïnformeerd. Dat kan via de algemene voorwaarden, een offerte of een duidelijke vermelding op de website. Staat er niets over administratiekosten in de overeenkomst of de voorwaarden, dan kun je als klant de kosten weigeren. Het simpelweg achteraf toevoegen aan een factuur is dus niet zomaar geldig.
Bij consumentenkoop geldt een extra bescherming. Bedingen die kosten opleggen die niet redelijk zijn of die de klant op onverwachte kosten jagen, kunnen worden aangemerkt als oneerlijk. De Geschillencommissie heeft in uitspraken bevestigd dat administratiekosten die niet vooraf zijn overeengekomen, door een ondernemer niet zomaar in rekening mogen worden gebracht.
Administratiekosten factuur voor papieren nota’s
Een concreet voorbeeld waarbij administratiekosten regelmatig opduiken, is de situatie waarbij een klant om een papieren factuur vraagt terwijl de ondernemer digitaal factureert. Facturen zijn in principe vormvrij: de wet stelt geen eis dat een factuur per se op papier of digitaal moet worden aangeleverd. Een elektronische factuur is juridisch gelijkwaardig aan een papieren versie, zolang alle verplichte gegevens erop staan.
Sommige bedrijven brengen een toeslag in rekening als je toch een papieren nota wil. Dat mag, maar ook hier geldt: de klant moet hier vooraf van op de hoogte zijn. Is er geen afspraak over gemaakt, dan is de kans groot dat de Geschillencommissie de kosten niet toewijst als een klant bezwaar maakt.
Wat moet er op een factuur staan?
Of het nu gaat om een papieren of digitale factuur, de verplichte gegevens zijn hetzelfde. Een factuur moet in elk geval bevatten:
- De naam en het adres van de ondernemer en de klant
- Het btw-nummer van de ondernemer (bij btw-plichtige ondernemers)
- Een factuurnummer
- De datum van uitreiking
- Een omschrijving van de geleverde producten of diensten
- De prijs exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Worden er administratiekosten in rekening gebracht, dan moeten die als aparte post op de factuur staan. Ze mogen niet verstopt worden in de totaalprijs of verwerkt worden zonder duidelijke omschrijving.
Wat kun je doen als je administratiekosten weigert te betalen?
Als je als klant administratiekosten op een factuur tegenkomt die je niet had verwacht en niet had afgesproken, heb je een paar opties. Neem eerst contact op met de ondernemer en geef aan dat je de kosten betwist. Vraag op welke basis ze in rekening worden gebracht. Kan de ondernemer dat niet onderbouwen met een afspraak, contract of algemene voorwaarden, dan staat je argument sterk.
Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Geschillencommissie als de ondernemer is aangesloten bij een erkende branche-organisatie. De Geschillencommissie heeft in soortgelijke zaken regelmatig geoordeeld dat niet vooraf overeengekomen kosten niet zomaar verschuldigd zijn.
Kortom: administratiekosten op een factuur zijn toegestaan, maar alleen als de klant daar vooraf over is geïnformeerd. Ontbreekt die voorafgaande afspraak, dan kun je de kosten als klant in de meeste gevallen met succes betwisten.
