Algemene voorwaarden op een factuur vermelden is niet voldoende om ze rechtsgeldig van toepassing te laten zijn. De voorwaarden moeten namelijk door de andere partij zijn aanvaard, uitdrukkelijk of stilzwijgend, voordat de overeenkomst tot stand komt. Een verwijzing op de factuur komt dan vaak te laat.
Toch zien veel ondernemers de factuur als plek om hun algemene voorwaarden te vermelden of er naar te verwijzen. Hieronder lees je wanneer dat werkt, wanneer niet, en hoe je het correct aanpakt.
Waarom de factuur te laat is
Algemene voorwaarden worden alleen onderdeel van een overeenkomst als de wederpartij ze heeft aanvaard vóórdat de deal gesloten is. Een factuur stuur je nadat de opdracht al is verstrekt of het product al is besteld. Op dat moment is de overeenkomst al tot stand gekomen, en kun je er in principe geen nieuwe voorwaarden meer aan toevoegen.
Stel: je stuurt een offerte zonder algemene voorwaarden te noemen. De klant accepteert de offerte. Daarna stuur je een factuur met de vermelding “algemene voorwaarden zijn van toepassing”. Die vermelding heeft in dat geval geen juridisch effect. De klant heeft de voorwaarden niet aanvaard op het moment dat er nog onderhandeld werd.
Wanneer een verwijzing op de factuur wél werkt
Er zijn situaties waarin een verwijzing op de factuur minder problematisch is. Dat geldt vooral bij een doorlopende zakelijke relatie. Als je al langere tijd facturen stuurt met dezelfde verwijzing naar algemene voorwaarden, en de wederpartij heeft daar nooit bezwaar tegen gemaakt en gewoon betaald, dan kan er sprake zijn van stilzwijgende aanvaarding. Onder bijzondere omstandigheden kan de rechter oordelen dat de voorwaarden toch van toepassing zijn.
Dit is geen zekerheid. Het is een uitzondering, geen regel. Vertrouw hier dus niet structureel op, zeker niet bij nieuwe klanten of bij grotere opdrachten.
Algemene voorwaarden op de factuur: wat je minimaal vermeldt
Als je algemene voorwaarden op of bij je factuur vermeldt, doe dat dan in ieder geval op de volgende manieren:
- Een duidelijke verwijzing naar de algemene voorwaarden, met vermelding waar ze te vinden zijn (je website of een bijlage).
- De volledige tekst van de voorwaarden als bijlage bij de factuur, of een directe link naar de actuele versie op je website.
- Bij consumenten: de voorwaarden actief toesturen of ter hand stellen, niet alleen verwijzen naar een website.
Maar nogmaals: dit vervangt niet de aanvaarding vooraf. Het is een extra maatregel bovenop de stap die je eerder in het proces had moeten nemen.
Hoe je het wél goed regelt
De juiste volgorde is: voorwaarden van toepassing verklaren en ter beschikking stellen op het moment dat de overeenkomst tot stand komt, of nog liever daarvoor. Dat doe je praktisch zo:
- Voeg in je offerte een zin toe als: “Op alle aanbiedingen en overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. U kunt deze downloaden via [link] of opvragen per e-mail.”
- Voeg de algemene voorwaarden als bijlage toe aan de offerte-e-mail.
- Laat de klant bij een webshop of opdrachtbevestiging een vakje aanvinken waarmee ze de voorwaarden accepteren.
- Bewaar een bewijs van aanvaarding, bijvoorbeeld de ondertekende offerte of de e-mailbevestiging.
Als je dat op deze manier geregeld hebt, kun je de factuur daarna gewoon gebruiken om te verwijzen naar diezelfde voorwaarden. Dat is dan een bevestiging, geen eerste kennismaking.
Wat zet je concreet op de factuur?
Een korte, standaard zin onderaan je factuur volstaat als aanvulling. Bijvoorbeeld: “Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer [jouw KvK-nummer] en te raadplegen op [jouw website].”
Deponeren bij de KvK is overigens een erkende manier om te bewijzen dat je bepaalde voorwaarden hanteerde op een specifiek moment. Het maakt ter handstelling bij consumenten echter niet overbodig.
De vermelding op de factuur is dus wel nuttig als verwijzing en als onderdeel van een goed georganiseerd systeem, maar geen vervanging voor tijdige aanvaarding. Regel de aanvaarding vroeg in het proces, gebruik de factuur als bevestiging, en bewaar altijd een bewijs.
