Een herinnering sturen voor een onbetaalde factuur doe je schriftelijk, vriendelijk maar duidelijk, met een concrete nieuwe betaaldatum. Dit is de eerste stap na een gemiste betalingstermijn, en aanpak verschilt van een formele aanmaning. Hieronder lees je precies wanneer je een betalingsherinnering stuurt, wat erin moet staan, en wat je rechten zijn als de klant toch niet betaalt.
Herinnering factuur of aanmaning: wat is het verschil?
Een herinnering factuur is informeel van toon. Je gaat ervan uit dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien, en je geeft hem de kans dat alsnog recht te zetten. Een aanmaning is een officieel schrijven waarbij je de klant formeel in gebreke stelt. Dat verschil is niet alleen taalkundig: pas na een officiële aanmaning heb je het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.
Stuur daarom eerst een vriendelijke herinnering, en wacht daarna nog een redelijke termijn (meestal 14 dagen). Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan stuur je een aanmaning. Zo bouw je het correct op, zowel juridisch als relationeel.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Verstuur de herinnering zodra de betaaltermijn op de factuur verstreken is. Staat er “betaling binnen 14 dagen” op de factuur, dan stuur je de herinnering op dag 15 of kort daarna. Wacht je te lang, dan geeft dat de indruk dat jij het ook niet zo nauw neemt. Een vaste routine, bijvoorbeeld elke week je openstaande facturen checken, voorkomt dat je er maanden later achteraan moet.
Voor consumenten geldt overigens een extra stap: je bent verplicht eerst een kosteloze herinnering te sturen voordat je incassokosten mag berekenen. Voor zakelijke klanten (B2B) mag je sneller overgaan tot een aanmaning met bijkomende kosten, maar een vriendelijke eerste herinnering is ook hier de gewoonte.
Wat moet er in een herinnering factuur staan?
Een goede betalingsherinnering is kort en bevat precies de informatie die de klant nodig heeft om te betalen. Neem altijd op:
- Je eigen naam of bedrijfsnaam en contactgegevens
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De originele betaaldatum en hoeveel dagen die verstreken is
- Een nieuwe uiterste betaaldatum (geef minimaal 7 tot 14 dagen)
- Je bankrekeningnummer (IBAN)
- Een korte vermelding wat er gebeurt als de klant opnieuw niet betaalt (aanmaning, incassokosten)
Houd de toon vriendelijk maar helder. Zinnen als “Misschien is uw betaling al onderweg, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen” werken goed: ze nemen de klant niet direct in de verdachtenbankje, maar maken wel duidelijk dat je het serieus neemt.
Voorbeeld van een korte herinnering
Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer]
Geachte [naam],
Onlangs stuurde ik u factuur [nummer] van [datum] voor een bedrag van [bedrag]. De betaaltermijn van deze factuur is inmiddels verstreken. Ik verzoek u vriendelijk dit bedrag vóór [nieuwe datum] over te maken naar IBAN [rekeningnummer] onder vermelding van het factuurnummer.
Is uw betaling al onderweg? Dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Heeft u vragen over deze factuur? Neem gerust contact met mij op.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en contactgegevens]
Wat als de klant ook na de herinnering niet betaalt?
Reageert de klant niet op jouw herinnering factuur en blijft de betaling uit, dan stuur je een formele aanmaning. Daarin stel je de klant in gebreke en kondig je incassokosten en wettelijke rente aan. Voor consumenten gelden wettelijke maximumtarieven voor incassokosten, gebaseerd op het openstaande bedrag. Bij een openstaand bedrag van 250 euro is het wettelijke maximum naar schatting rond de 40 euro (op basis van de staffel uit de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten). Voor zakelijke schulden mogen partijen in principe hogere kosten afspreken.
Helpt ook de aanmaning niet, dan zijn de vervolgstappen: een incassobureau inschakelen, een betalingsbevel aanvragen via de rechtbank of naar de rechter stappen. Dit is logischer als het bedrag de moeite waard is en je de bewijzen goed op orde hebt, zoals de verstuurde factuur, de herinnering en de aanmaning.
Stuur betalingsherinneringen altijd per e-mail én per post als het bedrag aanzienlijk is. Zo heb je bij een geschil bewijs dat je de klant daadwerkelijk hebt geïnformeerd. Bewaar ook de verzenddatum en eventuele reacties van de klant zorgvuldig in je administratie.
