Een proforma factuur is een voorlopige, niet-officiële factuur die je stuurt voordat een betaling of levering plaatsvindt. Het document ziet er uit als een gewone factuur, maar heeft geen boekhoudkundige waarde en verplicht de ontvanger tot niets. Je gebruikt het als informatief document, bijvoorbeeld bij een vooruitbetaling of bij internationale zendingen waarbij de douane om een waardeverklaring vraagt.
Het woord “proforma” komt uit het Latijn en betekent “voor de vorm”. Dat dekt precies de lading: het is een weergave van wat er komen gaat, niet een betalingsverzoek dat al in de boekhouding hoort.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
De twee meest voorkomende situaties zijn douane en vooruitbetaling. Bij export buiten de Europese Unie vraagt de douane vaak om een document waarop de waarde, inhoud en hoeveelheid van de zending staan. De echte factuur is er soms nog niet op dat moment, bijvoorbeeld omdat de koper nog niet heeft betaald of omdat de goederen nog niet definitief zijn goedgekeurd. Een proforma factuur vult dat gat.
Bij vooruitbetalingen stuur je een proforma factuur zodat de klant weet wat hij gaat betalen, zonder dat je al een officiële factuur boekt. Dit is handig als je bijvoorbeeld een aanbetaling van 50% vraagt voordat je begint met een opdracht. Zodra de betaling binnen is of de levering heeft plaatsgevonden, stuur je de echte factuur.
Andere situaties waarin een proforma factuur van pas komt:
- Goederen die tijdelijk worden uitgeleend of getoond op een beurs (de douane wil de waarde weten, maar er vindt geen verkoop plaats).
- Offerte in factuurnvorm, zodat een klant intern goedkeuring kan vragen bij zijn inkoopafdeling.
- Monsters of gratis zendingen waarbij toch een waardedocument vereist is.
Wat zet je op een proforma factuur?
Een proforma factuur bevat grotendeels dezelfde gegevens als een gewone factuur. Zet er in elk geval de volgende informatie op:
- Naam en adres van de verkoper en koper
- Datum van het document
- Omschrijving van de goederen of diensten
- Aantal, eenheid en prijs per stuk
- Totaalbedrag (inclusief btw-vermelding indien van toepassing)
- Valuta
- Betalings- en leveringsvoorwaarden
- De duidelijke aanduiding “PROFORMA FACTUUR” of “Pro Forma Invoice” bovenaan
Die laatste stap is belangrijk. Door het document duidelijk als proforma te markeren, voorkom je dat een klant of boekhouder het verwerkt als een definitieve factuur. Gebruik geen regulier factuurnummer uit je boekhoudreeks; geef het een apart nummersysteem, bijvoorbeeld “PF-2024-001”.
Verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur
Een gewone factuur is een officieel betalingsverzoek. Zodra je die verstuurt, moet je het bedrag opnemen in je administratie en btw-aangifte. De ontvanger is verplicht te betalen en kan het document gebruiken als inkoopbewijs.
Een proforma factuur heeft dat allemaal niet. Je boekt hem niet in je administratie, je draagt er geen btw over af, en de klant kan hem niet gebruiken als officieel aankoopbewijs. Hij dient puur als informatief of voorlopig document. Zodra de werkelijke transactie plaatsvindt, volgt altijd een definitieve factuur.
| Kenmerk | Proforma factuur | Gewone factuur |
|---|---|---|
| Officieel betalingsverzoek | Nee | Ja |
| In boekhouding opnemen | Nee | Ja |
| Btw-afdracht verplicht | Nee | Ja |
| Geldig als aankoopbewijs | Nee | Ja |
| Gebruikt bij douane | Ja | Soms ook |
Veelgemaakte fouten bij een proforma factuur
Een veelgemaakte fout is het gebruiken van een regulier factuurnummer. Daardoor kan de factuur per ongeluk in de boekhouding belanden, wat problemen geeft bij de btw-aangifte. Gebruik altijd een apart nummersysteem voor proforma documenten.
Een andere valkuil: de proforma factuur opsturen als definitieve factuur zodra de klant betaald heeft, zonder een nieuwe, officiële factuur op te maken. Dat klopt niet. De proforma factuur is nooit een geldig betalingsbewijs, ook niet nadat het geld is overgemaakt. Je bent verplicht een echte factuur te sturen.
Tot slot: vergeet niet het document duidelijk te labelen. Een proforma factuur die eruitziet als een gewone factuur zonder aanduiding kan voor verwarring zorgen bij klanten, maar ook bij de Belastingdienst of douane.
Een proforma factuur is een handig en soms onmisbaar document, zeker bij internationale handel of bij opdrachten waarbij je een aanbetaling vraagt. Gebruik hem voor wat hij is: een voorlopige opgave van wat komen gaat. Zorg dat je altijd een officiële factuur opstelt zodra de transactie definitief is, want die heeft de proforma versie nooit kunnen vervangen.
