Een debetfactuur is een factuur waarmee je een eerder verzonden factuur verhoogt of corrigeert naar boven. Waar een creditfactuur een bedrag verlaagt of teruggeeft, doet een debetfactuur precies het omgekeerde: het voegt een extra bedrag toe aan wat de klant nog moet betalen. De debetfactuur (ook wel debetnota genoemd) is daarmee een correctiedocument dat altijd verwijst naar een originele, al verstuurde factuur.
Je gebruikt dit type factuur dus niet als zelfstandig document, maar altijd in combinatie met een bestaande factuur die je wilt aanpassen. Dat maakt het iets anders dan een gewone factuur voor een nieuwe levering of dienst.
Wanneer stuur je een debetfactuur?
De meest voorkomende situaties waarin je een debetfactuur nodig hebt zijn:
- Je hebt een te laag bedrag gefactureerd en wilt het verschil alsnog in rekening brengen.
- Er zijn extra kosten bijgekomen na het versturen van de originele factuur, zoals meerwerk of bijkomende verzendkosten.
- Je hebt een verkeerd btw-tarief toegepast en het juiste tarief levert een hoger bedrag op.
- Er is een rekenfouten gemaakt waardoor de klant te weinig heeft betaald.
In al deze gevallen is het niet de bedoeling dat je de originele factuur aanpast of vervangt. Je stuurt in plaats daarvan een aparte debetfactuur die het verschil dekt. Zo blijft je administratie helder en traceerbaar.
Hoe ziet een debetfactuur eruit?
Een debetfactuur heeft grotendeels dezelfde verplichte onderdelen als een gewone factuur. Denk aan een factuurnummer, datum, je bedrijfsgegevens, de gegevens van de ontvanger en een duidelijke omschrijving van het gefactureerde bedrag. Omdat het om een correctie gaat, voeg je hieraan toe:
- Een duidelijke vermelding dat het om een debetfactuur of debetnota gaat.
- Het factuurnummer van de originele factuur waarop de correctie betrekking heeft.
- Een beschrijving van wat er gecorrigeerd wordt en waarom.
- Het verschilbedrag, exclusief en inclusief btw.
Dat laatste is belangrijk: op een debetfactuur zet je alleen het verschilbedrag, niet het volledige originele factuurbedrag opnieuw. De klant betaalt dus het bedrag op de debetfactuur bovenop wat al gefactureerd was.
Concreet rekenvoorbeeld
Stel: je hebt een dienst gefactureerd voor 800 euro exclusief btw, maar achteraf blijkt dat er meer uren zijn gemaakt. De werkelijke kosten waren 950 euro exclusief btw. Het verschil is 150 euro. Je stuurt dan een debetfactuur voor 150 euro exclusief btw (plus btw), met als omschrijving “correctie op factuur [nummer], meerwerk november 2025”. De klant betaalt die 150 euro (plus btw) bovenop het al betaalde of nog te betalen bedrag van de originele factuur.
Debetfactuur en btw
Omdat een debetfactuur een extra bedrag in rekening brengt, geldt ook de btw op dat extra bedrag. Je verwerkt de btw op de debetfactuur op dezelfde manier als bij een gewone factuur: je draagt de btw af in het tijdvak waarin de debetfactuur is opgemaakt. De ontvanger (als die btw-plichtig is) kan de btw op de debetfactuur als voorbelasting aftrekken, net zoals bij een normale inkoopfactuur.
Let op: het btw-tarief op de debetfactuur moet overeenkomen met het tarief dat van toepassing is op de oorspronkelijke levering of dienst. Gebruik je een ander tarief dan op de originele factuur, dan moet je dat goed kunnen onderbouwen.
Verschil tussen debetfactuur en creditfactuur
De debetfactuur en creditfactuur zijn elkaars tegenpolen. Een creditfactuur verlaagt het te betalen bedrag (bijvoorbeeld bij een korting achteraf of een retour), terwijl een debetfactuur het bedrag verhoogt. Beide zijn correctiedocumenten die altijd terugverwijzen naar een originele factuur. In de boekhouding heeft een debetfactuur hetzelfde effect als een gewone verkoopfactuur: het verhoogt de vordering op de klant (of de schuld aan de leverancier als je zelf de ontvanger bent).
Debetfactuur in de boekhouding verwerken
Je verwerkt een debetfactuur als een aparte boeking in je administratie. Koppel de debetfactuur altijd aan de originele factuur, zodat duidelijk is op welke transactie de correctie betrekking heeft. Goede boekhoudsoftware maakt dit meestal eenvoudig: je maakt een nieuwe factuur aan, markeert die als debetnota en koppelt het factuurnummer van het origineel. Zo houd je de administratie overzichtelijk en weet je op elk moment welk bedrag de klant in totaal verschuldigd is.
Een debetfactuur is dus een eenvoudig maar onmisbaar instrument als je een al verstuurde factuur naar boven wilt corrigeren. Zorg er altijd voor dat de verwijzing naar de originele factuur duidelijk op het document staat. Dat voorkomt verwarring bij de ontvanger en houdt je eigen administratie netjes op orde.
