Het verschil tussen een offerte en een factuur zit hem in één ding: een offerte is een prijsvoorstel zonder betalingsverplichting, een factuur is een betalingsverzoek voor iets wat al geleverd is. Ze horen bij dezelfde zakelijke transactie, maar spelen elk een andere rol en hebben ook andere juridische gevolgen.
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk voorstel dat je als ondernemer aan een (potentiële) klant stuurt. Daarin staat wat je gaat leveren en wat dat kost. De klant heeft nog niets gekocht en hoeft nog niets te betalen. Pas als de klant de offerte accepteert, ontstaat er een overeenkomst.
Een offerte bevat doorgaans de volgende onderdelen:
- Je naam en contactgegevens
- De naam en contactgegevens van de klant
- Een omschrijving van het werk of de producten
- De prijs per onderdeel en het totaalbedrag
- Of de prijs inclusief of exclusief btw is
- Hoe lang de offerte geldig is (de geldigheidsduur)
Een offerte is bindend zodra de klant akkoord geeft. Als jij een prijs noemt en de klant gaat ermee akkoord, kun je die prijs niet zomaar achteraf verhogen. Dat is meteen de reden waarom je als ondernemer voorzichtig moet zijn met het opgeven van vaste prijzen voor werk dat nog onduidelijk in omvang is.
Wat is een factuur?
Een factuur stuur je nádat je het werk hebt gedaan of de producten hebt geleverd. Het is een officieel verzoek om betaling. Op een factuur staat wat er geleverd is, hoeveel het kost en wanneer de klant moet betalen. De klant heeft nu wél een betalingsverplichting.
Een factuur moet in Nederland aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Zo moet een factuur bij btw-plichtige ondernemers minimaal bevatten:
- Factuurnummer (oplopend en uniek)
- Factuurdatum
- Jouw naam, adres en btw-nummer
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betaaltermijn
Stuur je als ondernemer een factuur zonder btw-nummer of factuurnummer, dan voldoe je niet aan de wettelijke eisen. De Belastingdienst kan daar bezwaar tegen maken.
Het verschil tussen offerte en factuur op een rij
| Kenmerk | Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Moment | Vóór de levering | Na de levering |
| Betalingsverplichting | Nee | Ja |
| Juridische status | Voorstel, bindend na akkoord | Betalingsverzoek |
| Btw-nummer verplicht | Niet wettelijk verplicht | Ja (voor btw-plichtige ondernemers) |
| Factuurnummer | Niet verplicht | Verplicht |
| Geldigheidsduur | Ja, je kunt een termijn opgeven | Niet van toepassing |
Wanneer stuur je wat?
De volgorde is altijd: offerte eerst, factuur daarna. Je stuurt een offerte als een klant vraagt wat iets kost, of als je proactief een voorstel wil doen. Zodra de klant akkoord gaat, ga je aan de slag. Als het werk klaar is of de producten zijn geleverd, stuur je de factuur.
Soms slaan ondernemers de offertestap over, bijvoorbeeld bij kleine, vaste opdrachten of vaste klanten. Dat kan prima, maar let er dan op dat je mondeling gemaakte afspraken over prijs en omvang achteraf moeilijker kunt bewijzen. Een offerte geeft je als ondernemer ook bescherming: het legt zwart op wit vast wat er is afgesproken.
Mag een factuur afwijken van de offerte?
Dit is een veelgemaakte fout. Als je een vaste prijs hebt geoffreerd en de klant heeft die geaccepteerd, mag de factuur daar in principe niet van afwijken, tenzij de klant tussentijds extra werk heeft gevraagd. Dat extra werk moet je dan apart en bij voorkeur schriftelijk hebben bevestigd voordat je het uitvoert. Kom je daarna met een hogere factuur zonder dat dit is afgesproken, dan kan een klant de meerkosten weigeren te betalen en juridisch gezien gelijk hebben.
Bij een richtprijs is er wat meer ruimte. Een richtprijs mag in de praktijk met maximaal 10% overschreden worden zonder dat je dat vooraf hoeft te melden. Overschrijdt je eindprijs de richtprijs met meer dan 10%, dan moet je de klant tijdig waarschuwen zodat die de overeenkomst eventueel kan annuleren.
Een offerte en een factuur lijken op het eerste gezicht op elkaar, maar vullen een heel andere functie in. De offerte legt de afspraak vast vóór het werk, de factuur sluit het werk af met een betalingsverzoek. Zorg dat beide documenten goed op elkaar aansluiten, dan voorkom je discussies achteraf.
