Een dispuut factuur is een factuur die je niet goedkeurt omdat er iets niet klopt. Denk aan een verkeerd bedrag, een foutieve hoeveelheid, een onjuiste tenaamstelling of een prijs die niet overeenkomt met de afspraak. Zolang het dispuut loopt, zet je de factuur “in de wacht”: je betaalt hem niet totdat het probleem is opgelost.
Dit klinkt eenvoudig, maar in de praktijk roept een factuur in dispuut veel vragen op. Wanneer mag je een factuur betwisten? Hoe doe je dat correct? En wat zijn de gevolgen als je te lang wacht? Hieronder vind je een praktische uitleg.
Wanneer is een factuur een dispuut factuur?
Een factuur wordt een dispuut factuur op het moment dat de ontvanger bezwaar maakt tegen de inhoud. Dat kan om meerdere redenen:
- Het gefactureerde bedrag klopt niet met de offerte of het contract.
- De hoeveelheid (bijvoorbeeld aantal uren of geleverde producten) wijkt af van wat is afgesproken.
- De tenaamstelling is fout: het bedrijf staat verkeerd vermeld, of de factuur is naar de verkeerde partij gestuurd.
- De levering heeft (nog) niet plaatsgevonden, maar de factuur is al verstuurd.
- Er staat een kostenpost op die je niet herkent of niet hebt besteld.
Het gaat dus om een inhoudelijk geschil over de factuur zelf, niet om een factuur die je simpelweg (nog) niet kunt betalen. Dat onderscheid is belangrijk, want de aanpak verschilt.
Zo zet je een factuur formeel in dispuut
Het betwisten van een factuur doe je het sterkst schriftelijk. Een mondeling bezwaar is moeilijk te bewijzen als het later tot een conflict komt. Volg deze stappen:
- Reageer op tijd. Wacht niet tot de betaaltermijn bijna verlopen is. Hoe eerder je reageert, hoe duidelijker het is dat jij niet akkoord gaat.
- Stuur een schriftelijk bezwaar. Stuur een e-mail of brief naar de leverancier. Vermeld het factuurnummer, de datum en een duidelijke omschrijving van het probleem.
- Onderbouw je bezwaar. Verwijs naar het contract, de offerte, de pakbon of een andere afspraak die bewijst dat de factuur onjuist is.
- Vraag om een gecorrigeerde factuur of een creditnota. Geef aan wat je verwacht: een aangepaste factuur, een gedeeltelijke creditering of een andere oplossing.
- Noteer de status intern. Zet de factuur in je eigen administratie op “in dispuut” of “in afwachting”, zodat hij niet per ongeluk toch betaald wordt.
In boekhoudprogramma’s en factuurverwerkingssystemen (zoals Blue10) bestaat vaak een aparte status voor dit soort facturen. Die wordt aangeduid als “in dispuut” of “op afwachten”. Daarmee voorkom je dat de factuur automatisch in de betalingsbatch terechtkomt.
Wat zijn de gevolgen als je een factuur betwist?
Een factuur in dispuut schort de betaalverplichting tijdelijk op, maar dat betekent niet dat je onbeperkt kunt wachten. In Nederland geldt als algemene regel dat je een factuur tijdig en gemotiveerd moet betwisten. Doe je dat niet, dan kan de rechter later oordelen dat je de factuur stilzwijgend hebt geaccepteerd, ook al klopte hij niet.
Stuur je het bezwaar wél op tijd, dan heeft de leverancier geen recht op wettelijke rente over het betwiste bedrag zolang het dispuut loopt. Dat is gunstig voor jou als ontvanger. Andersom geldt: als blijkt dat de factuur wél correct was en jij ten onrechte bezwaar maakte, kun je alsnog rente en eventuele incassokosten verschuldigd zijn.
Veelgemaakte fouten bij een dispuut factuur
De grootste fout is niets doen. Sommige bedrijven blokkeren een factuur intern, maar vergeten de leverancier schriftelijk op de hoogte te stellen. De leverancier stuurt dan een aanmaning, en uiteindelijk een incassobureau, terwijl het dispuut intern nog niet eens geregistreerd stond.
Een andere valkuil is het betwisten van de hele factuur terwijl maar een deel onjuist is. Als een factuur van 5.000 euro één onjuiste post bevat van 200 euro, betaal dan de overige 4.800 euro gewoon op tijd. Zo voorkom je onnodige kosten en houd je de relatie met de leverancier goed.
Tot slot: vergeet niet de voortgang bij te houden. Leg in je administratie vast wanneer je het bezwaar hebt verstuurd, wat de leverancier heeft geantwoord en hoe het is opgelost. Bij een later geschil is die tijdlijn goud waard.
Een dispuut factuur hoeft geen lang probleem te zijn. Snel reageren, goed onderbouwen en schriftelijk vastleggen: dan is de kans groot dat het snel en netjes opgelost wordt zonder dat het escaleert.
