Een factuur incasseren betekent dat je een openstaande factuur alsnog betaald krijgt, via een gestructureerd proces van herinneringen, aanmaningen en zo nodig juridische stappen. Betaalt een klant niet op tijd? Dan is er een duidelijke volgorde die je kunt doorlopen, van een vriendelijke herinnering tot het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder.
Stap 1: stuur eerst een betalingsherinnering
Voordat je zwaardere middelen inzet, begin je met een eenvoudige betalingsherinnering. Sommige klanten vergeten een factuur gewoon. Een vriendelijk maar duidelijk berichtje per e-mail of brief is dan voldoende. Vermeld daarin het factuurnummer, het openstaande bedrag en de originele betalingstermijn. Geef een nieuwe, concrete deadline, bijvoorbeeld zeven tot veertien dagen.
Reageert de klant niet? Stuur dan een officiële aanmaning. Daarin stel je de klant formeel in gebreke. Vermeld dat je na het verstrijken van de nieuwe betalingstermijn verdere stappen onderneemt. Bewaar een kopie van elke aanmaning. Dat is belangrijk als je later juridische stappen wilt zetten.
Incassokosten doorberekenen
Als een klant na een aanmaning nog steeds niet betaalt, heb je als ondernemer in Nederland het recht om incassokosten in rekening te brengen. Voor consumenten (particuliere klanten) gelden wettelijke maximumtarieven op basis van de Wet incassokosten (WIK). Voor zakelijke klanten kun je de hoogte van incassokosten in de algemene voorwaarden vastleggen.
Voor particulieren ziet het wettelijke minimumbedrag er als volgt uit:
- 15% over de eerste 2.500 euro (minimaal 40 euro)
- 10% over het deel tussen 2.500 en 5.000 euro
- 5% over het deel tussen 5.000 en 10.000 euro
- 1% over het deel tussen 10.000 en 200.000 euro
- 0,5% over het meerdere boven 200.000 euro
Let op: je mag incassokosten voor consumenten pas in rekening brengen nadat je een aparte aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van minstens veertien dagen. Doe je dat niet, dan kun je die kosten niet opeisen.
Een factuur incasseren via een incassobureau
Lukt het na meerdere aanmaningen niet om de factuur betaald te krijgen, dan is het inschakelen van een incassobureau een logische volgende stap. Een incassobureau neemt de communicatie met de wanbetaler over en oefent druk uit om betaling te krijgen. Dit is een buitengerechtelijk traject: er komt (nog) geen rechter aan te pas.
Incassobureaus werken doorgaans op basis van no cure no pay: je betaalt alleen als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd. Soms brengen ze een instaptarief of dossierkosten in rekening. Vergelijk voorwaarden goed voordat je kiest, want de tarieven kunnen flink verschillen.
Een incassobureau heeft geen bijzondere juridische bevoegdheden. Het kan niet zelf beslag leggen of de rechter inschakelen. Wil je dat, dan heb je een deurwaarder of incasso-advocaat nodig.
Deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen
Als een buitengerechtelijke incasso niets oplevert, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Je hebt daarvoor een deurwaarder of incasso-advocaat nodig. Zij kunnen namens jou een dagvaarding uitbrengen en de zaak voorleggen aan de rechter.
Wijst de rechter de vordering toe, dan krijg je een vonnis. Met dat vonnis kan de deurwaarder dwangmaatregelen nemen, zoals loonbeslag, bankbeslag of beslag op eigendommen van de schuldenaar. Dit traject duurt langer en kost meer, maar het is het meest effectieve middel als een klant structureel weigert te betalen.
Voor vorderingen tot 25.000 euro kun je een kantongerechtsprocedure starten. Daarvoor is een advocaat niet verplicht, wat de kosten beperkt. Bij hogere bedragen is een advocaat wel verplicht.
Wanneer is factuur incasseren niet de moeite waard?
Niet elke openstaande factuur is de moeite van een incassotraject waard. Weeg de kosten en tijd af tegen het openstaande bedrag. Bij kleine vorderingen onder de 200 à 300 euro kunnen de kosten van een procedure de vordering zelf overstijgen. Is de klant aantoonbaar failliet of heeft die geen bezittingen, dan is het risico groot dat je kosten maakt zonder dat je ooit iets terugziet.
Controleer ook of je vordering niet verjaard is. In Nederland verjaart een vordering op een consument na vijf jaar, maar voor handelsvorderingen kan een kortere termijn gelden afhankelijk van de aard van de overeenkomst. Stuur tijdig een stuitingsbrief als de betalingstermijn al lang verstreken is.
Praktische tips om incasso te voorkomen
De beste manier om gedoe met incasso te voorkomen, is goede afspraken vooraf. Hanteer altijd duidelijke betalingstermijnen op je factuur (veelgebruikt: veertien of dertig dagen). Stuur facturen direct na levering. Volg openstaande facturen actief op en wacht niet maanden voordat je actie onderneemt. Vraag nieuwe klanten bij grotere opdrachten om een aanbetaling of betaling in termijnen.
Wil je zekerheid, dan kun je werken met een incassovolmacht of factoring. Bij factoring verkoop je je uitstaande facturen aan een financieel bedrijf dat het risico overneemt. Je krijgt dan snel je geld, maar betaalt daarvoor een percentage van het factuurbedrag.
Heb je ondanks alles een klant die blijft weigeren, begin dan zo snel mogelijk met het incassotraject. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je je geld nog ziet.
