Een factuurnummer is een uniek nummer dat je op elke factuur zet, zodat jij en je klant de factuur makkelijk kunnen terugvinden. Het staat meestal rechtsboven op de factuur en is verplicht voor elke factuur die je als ondernemer verstuurt. Zonder geldig factuurnummer voldoet je factuur niet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst.
Wat is een factuurnummer precies?
Een factuurnummer is een opeenvolgend, uniek identificatienummer dat je aan elke factuur geeft. “Uniek” betekent dat geen twee facturen hetzelfde nummer mogen hebben. “Opeenvolgend” betekent dat de nummers een logische volgorde volgen, bijvoorbeeld 2024-001, 2024-002, 2024-003. De nummering hoeft niet per se bij 1 te beginnen, maar er mag geen willekeurige sprong in zitten die twijfel wekt bij een belastingcontrole.
De Belastingdienst verplicht een factuurnummer op elke factuur die je als btw-plichtige ondernemer uitgeeft. Het is een van de verplichte vermeldingen op een factuur, naast je naam, adres, btw-nummer en de specificatie van de geleverde dienst of het product.
Hoe bouw je een factuurnummer op?
Er is geen vaste indeling die de wet voorschrijft. Je kiest zelf hoe je factuurnummer eruitziet, zolang het maar uniek en opeenvolgend is. Veelgebruikte opbouwen zijn:
- Jaar + volgnummer: 2025-001, 2025-002. Overzichtelijk per jaar.
- Jaar + maand + volgnummer: 202505-01, 202505-02. Handig als je veel facturen per maand verstuurt.
- Klantnummer + volgnummer: KL001-004. Nuttig als je terugkerende klanten wilt koppelen aan factuurnummers.
- Alleen een volgnummer: 1, 2, 3. Simpel, werkt prima voor starters.
Kies een systeem dat voor jou logisch is en houd het consistent. Als je halverwege het jaar van opbouw wisselt, kan dat verwarring geven bij een boekhoudcontrole. Kies dus liefst aan het begin van een boekjaar een indeling en houd die aan.
Moet je bij 1 beginnen?
Nee. Je mag je factuurnummering starten bij elk willekeurig getal. Als jij je eerste factuur nummersnummer 100 geeft, is dat toegestaan. Sommige ondernemers doen dit bewust om niet meteen zichtbaar te maken dat ze net beginnen. Wat niet mag, is terugspringen of nummers overslaan op een manier die de administratie onbetrouwbaar maakt. Een gat in de nummering, bijvoorbeeld van 2025-012 naar 2025-020, kan bij een controle vragen oproepen.
Factuurnummer bij een nieuw jaar: opnieuw beginnen of doortellen?
Dit is vrij. Je kunt elk jaar opnieuw beginnen bij 001, of gewoon doortellen vanaf waar je gebleven bent. Doorlopend nummeren is iets eenvoudiger, omdat je nooit dubbele nummers kunt maken. Opnieuw beginnen per jaar is overzichtelijker als je het jaar in het nummer verwerkt, want dan zie je in één oogopslag uit welk jaar een factuur stamt.
Factuur nummer corrigeren: wat als je een fout hebt gemaakt?
Heb je een factuurnummer overgeslagen of per ongeluk een nummer dubbel gebruikt? Stuur dan een creditnota uit voor de foutieve factuur en maak een nieuwe factuur aan met het juiste nummer. Pas een al verstuurde factuur nooit achteraf aan zonder creditnota. Dat is boekhoudkundig onjuist en kan problemen geven bij een btw-aangifte of belastingcontrole.
Factuurnummer vastleggen in je administratie
Zorg dat je bijhoudt welk factuurnummer je voor het laatst hebt gebruikt. Bij boekhoudprogramma’s gaat dit automatisch: het programma kent het volgende nummer toe zodra je een nieuwe factuur aanmaakt. Werk je nog met Word of Excel? Houd dan een apart overzicht bij, zodat je nooit per ongeluk een nummer twee keer gebruikt. Dat klinkt simpel, maar het is een veelgemaakte fout bij zelfstandigen die nog niet met software werken.
Een goed opgezet factuurnummer kost je eenmalig een paar minuten om te bedenken en bespaart je daarna veel zoekwerk. Kies een indeling die past bij je werkstijl, houd hem consequent aan, en zorg dat elk nummer maar één keer voorkomt. Dat is alles wat de wet en je eigen administratie van je vragen.
