Een kredietbeperkingstoeslag op een factuur is een opslag die je in rekening brengt als een klant te laat betaalt. Je vermeldt dit bedrag op de factuur als prikkel om klanten op tijd te laten betalen. Betaalt een klant binnen de afgesproken termijn? Dan vervalt de toeslag en betaalt hij alleen het basisbedrag. Betaalt hij te laat, dan geldt de volle prijs inclusief de toeslag.
Voor de btw-berekening op je factuur heeft de kredietbeperkingstoeslag een bijzondere werking. De Belastingdienst stelt specifieke regels over hoe je dit op een factuur vermeldt. Die regels zijn iets anders dan bij een gewone factuur, en dat maakt dit onderwerp de moeite waard om goed te begrijpen.
Hoe werkt een kredietbeperkingstoeslag in de praktijk?
Stel: je verkoopt iets voor 1.000 euro exclusief btw. Je hanteert een kredietbeperkingstoeslag van 2% als de klant niet binnen 14 dagen betaalt. Op de factuur staan dan twee mogelijke eindbedragen:
- Betaling binnen 14 dagen: 1.000 euro + 21% btw = 1.210 euro
- Betaling na 14 dagen: 1.020 euro + 21% btw = 1.234,20 euro
De klant kiest in feite zelf welk bedrag hij betaalt, afhankelijk van wanneer hij overmaakt. Dit is een belangrijk verschil met een gewone korting: bij een kredietbeperking staat het hogere bedrag op de factuur, en krijgt de klant korting als hij snel betaalt. Bij een gewone factuur werkt het net andersom.
Kredietbeperking op factuur: de btw-berekening
De Belastingdienst heeft een speciale regel voor de btw bij een kredietbeperkingstoeslag. Je berekent de btw namelijk over het bedrag zónder de toeslag, dus alsof de klant altijd op tijd betaalt. Dit geldt ook als de klant uiteindelijk wél te laat betaalt en de toeslag verschuldigd is.
In het voorbeeld hierboven bereken je de btw dus altijd over 1.000 euro, niet over 1.020 euro. De btw is dan 210 euro, ongeacht wanneer de klant betaalt. Dit is een uitzondering op de normale btw-regels en geldt specifiek voor situaties waarbij je een kredietbeperkingstoeslag toepast.
Wat moet je op de factuur vermelden?
Als je een kredietbeperkingstoeslag gebruikt, gelden er aangepaste regels voor de factuureisen. Je moet op de factuur duidelijk maken:
- Het percentage of het bedrag van de kredietbeperkingstoeslag
- De betalingstermijn waarbinnen de klant de toeslag vermijdt
- De btw berekend over het bedrag zonder de toeslag
Je hoeft op de factuur geen twee aparte eindtotalen te zetten, maar de informatie moet wel begrijpelijk zijn voor de klant. Een veelgebruikte aanpak is een duidelijke vermelding zoals: “Bij betaling na 30 dagen geldt een kredietbeperkingstoeslag van 2%.”
Wanneer gebruik je een kredietbeperkingstoeslag?
Een kredietbeperkingstoeslag is nuttig als je regelmatig te maken hebt met klanten die laat betalen. Je bouwt als het ware een financiële prikkel in: vroeg betalen levert de klant een voordeel op. Het is een alternatief voor het sturen van aanmaningen achteraf.
Toch is het niet altijd de beste keuze. In sectoren of markten waar vaste prijzen gebruikelijk zijn, kan het onhandig overkomen. Klanten die niet gewend zijn aan dit systeem, kunnen verward raken door twee mogelijke eindbedragen op een factuur. Zorg dus dat je de werking goed uitlegt, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden of bij het eerste contact met een nieuwe klant.
Ook is het verstandig om de hoogte van de toeslag realistisch te houden. Een percentage van 1% tot 3% is gangbaar. Een te hoog percentage kan als onredelijk worden ervaren en de klantrelatie onder druk zetten.
Verschil met rente bij te late betaling
Een kredietbeperkingstoeslag is iets anders dan wettelijke rente of incassokosten bij een te late betaling. Bij wettelijke rente breng je extra kosten in rekening nadat de betalingstermijn is verstreken en de klant al in verzuim is. De kredietbeperkingstoeslag staat al op de factuur vermeld, vóórdat de betalingstermijn afloopt. Het is dus een preventief middel, geen sanctie achteraf.
Je kunt een kredietbeperkingstoeslag in principe combineren met andere maatregelen, zoals wettelijke rente bij heel late betalingen. Maar zorg dan dat je algemene voorwaarden dat duidelijk vastleggen, om discussies te voorkomen.
De regels rondom de kredietbeperkingstoeslag op facturen zijn vastgelegd door de Belastingdienst. Twijfel je over de juiste toepassing voor jouw situatie? Raadpleeg dan een boekhouder of belastingadviseur die de specifieke regels op jouw factuurstroom kan toepassen.
