Een termijnfactuur opmaken doe je door een project op te splitsen in meerdere deelfacturen, waarbij je per mijlpaal of periode een deel van het totaalbedrag in rekening brengt. Dit is handig bij grotere opdrachten of langlopende projecten waarbij je niet het volledige bedrag in één keer wilt of kunt factureren.
Termijnfacturatie wordt veel gebruikt in de bouw, IT, advies en andere sectoren waar projecten weken of maanden duren. In plaats van aan het einde alles te factureren, spreid je de betalingen. Dat is beter voor je cashflow en geeft de klant duidelijkheid over wat hij wanneer betaalt.
Wat is een termijnfactuur precies?
Een termijnfactuur is een deelfactuur voor een vooraf afgesproken deel van een totaalopdracht. Je spreekt met de klant af dat het totaalbedrag in twee, drie of meer termijnen wordt betaald. Elke termijn heeft een eigen factuur met een eigen factuurnummer, vervaldatum en bedrag.
Belangrijk verschil met een voorschotfactuur: bij een voorschotfactuur vraag je een bedrag aan het begin van een opdracht, zonder dat er nog werk is geleverd. Bij termijnfacturatie koppel je de factuur meestal aan een concrete fase of mijlpaal. Denk aan: 30% bij ondertekening van de offerte, 40% bij oplevering van de eerste versie, 30% bij eindoplevering.
Termijnfactuur opmaken: de vereiste gegevens
Een termijnfactuur moet voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als een gewone factuur. Dat betekent dat de volgende gegevens verplicht zijn:
- Jouw naam, adres en KVK-nummer
- Je btw-nummer
- Naam en adres van de klant
- Een uniek factuurnummer
- De factuurdatum
- De omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw
- De betalingstermijn of vervaldatum
Voeg daarnaast altijd toe om welke termijn het gaat (bijvoorbeeld “termijn 1 van 3”) en wat het totale projectbedrag is. Zo weet de klant precies in welke fase van de betaling hij zit.
Stap voor stap een termijnfactuur opstellen
Hieronder zie je hoe je een termijnfactuur in de praktijk opbouwt. Gebruik dit als checklist.
- Stap 1: Spreek de termijnen af in de offerte. Leg het betalingsschema vast voordat je begint. Noteer het totaalbedrag, het aantal termijnen, de percentages en de bijbehorende mijlpalen.
- Stap 2: Maak een factuur aan voor de eerste termijn. Vermeld duidelijk: “Termijn 1 van 3: 30% van het totale projectbedrag van €9.000 excl. btw = €2.700 excl. btw.” Voeg het btw-bedrag en het totaal incl. btw toe.
- Stap 3: Geef de factuur een uniek nummer. Gebruik een logische nummering, bijvoorbeeld F2024-001, F2024-002 enzovoort. Vermeng termijnfacturen niet met andere facturen in je administratie.
- Stap 4: Stuur de factuur op het juiste moment. Koppel het versturen van de factuur aan de afgesproken mijlpaal, niet eerder. Anders loop je het risico op discussies met de klant.
- Stap 5: Herhaal dit voor elke volgende termijn. Elke termijn krijgt een eigen factuur met een nieuw factuurnummer en een nieuwe vervaldatum.
- Stap 6: Sluit af met een eindfactuur of een overzicht. Sommige ondernemers sturen bij de laatste termijn een overzichtsfactuur mee waarop alle termijnen staan, zodat de klant het complete beeld heeft.
Rekenvoorbeeld termijnfactuur
Stel: je voert een webdesignopdracht uit voor een totaalbedrag van €6.000 exclusief btw (21% btw). Je spreekt drie termijnen af: 30% bij start, 40% bij tussenoplevering en 30% bij eindoplevering.
| Termijn | Percentage | Bedrag excl. btw | Btw (21%) | Totaal incl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Termijn 1 | 30% | €1.800 | €378 | €2.178 |
| Termijn 2 | 40% | €2.400 | €504 | €2.904 |
| Termijn 3 | 30% | €1.800 | €378 | €2.178 |
| Totaal | 100% | €6.000 | €1.260 | €7.260 |
Veelgemaakte fouten bij termijn factureren
Een veelgemaakte fout is dat ondernemers de omschrijving op de termijnfactuur te vaag houden. “Termijn 1” zonder verdere uitleg is niet voldoende. Beschrijf altijd wat de termijn dekt, zodat de klant en de Belastingdienst kunnen zien wat er is geleverd.
Een andere valkuil is btw te vroeg of te laat aangeven. Je geeft btw aan in het tijdvak waarin je de factuur hebt verstuurd, niet pas bij de eindoplevering van het project. Verstuur je in september de eerste termijnfactuur, dan hoort die btw in de aangifte van het derde kwartaal.
Let ook op de betalingstermijn. Vermeld altijd een concrete vervaldatum op elke aparte termijnfactuur, niet alleen een algemene zin als “betaling binnen 30 dagen”. Zo is er geen onduidelijkheid voor de klant en kun je eerder aanmanen als een betaling uitblijft.
Termijnfacturen bijhouden in je administratie
Zorg dat je per project een overzicht bijhoudt van alle verstuurde termijnfacturen, de ontvangen betalingen en het openstaande saldo. Bij factureringssoftware zoals boekhoudprogramma’s kun je termijnfacturatie vaak als projectfunctie instellen, waardoor het programma automatisch bijhoudt welk deel al is gefactureerd en welk deel nog openstaat.
Doe je dit nog handmatig in Excel? Maak dan een apart tabblad per project met de kolommen: factuurnummer, omschrijving, bedrag excl. btw, btw, totaal, verzenddatum, vervaldatum en betaaldatum. Zo heb je altijd direct inzicht in de status van een project.
Een termijnfactuur opstellen kost even tijd bij de voorbereiding, maar betaalt zich snel terug in een stabielere cashflow en minder discussies achteraf. Leg de termijnen vast in je offerte, koppel elke factuur aan een duidelijke mijlpaal en zorg dat alle wettelijke gegevens op iedere factuur staan. Dan doe je het goed.
