Een voorschot factuur stuur je naar een klant voordat je de volledige opdracht hebt uitgevoerd. Je vraagt daarmee een deel van het totale bedrag alvast op, zodat je niet met lege handen staat als een project lang duurt of veel materiaalkosten met zich meebrengt. Het is een veelgebruikt instrument bij grotere opdrachten, langlopende projecten of bij nieuwe klanten waarbij je nog geen betalingsgeschiedenis hebt.
Het verschil met een gewone factuur is het moment van verzending: de voorschotfactuur gaat de deur uit vóór de levering of uitvoering, niet erna. Toch gelden er vrijwel dezelfde wettelijke regels als voor een reguliere factuur.
Wanneer gebruik je een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is zinvol in een aantal herkenbare situaties. Denk aan een aannemer die bouwmaterialen moet inkopen voordat hij kan beginnen, een fotograaf die een bruiloft vast boekt, of een webdesigner die maanden werk verricht voordat het eindresultaat klaar is. In al die gevallen loop je als opdrachtnemer een financieel risico als je niets vooraf factureert.
Gangbaar is het om 30 tot 50 procent van het totale bedrag als voorschot te vragen. Bij zeer grote projecten wordt soms in meerdere termijnen gefactureerd: een voorschot bij de start, een tussentijdse factuur halverwege en een slotfactuur bij oplevering. Er is geen wettelijk vastgesteld percentage, dus je spreekt dit gewoon af met de klant en legt het vast in de offerte of overeenkomst.
Verplichte onderdelen op een voorschot factuur
Op een voorschotfactuur staan dezelfde verplichte gegevens als op iedere andere factuur. Dat zijn onder andere:
- Je naam, adres en KVK-nummer
- Je btw-identificatienummer (als je btw-plichtig bent)
- De naam en het adres van de klant
- Een uniek, oplopend factuurnummer (in chronologische volgorde)
- De factuurdatum
- Een omschrijving van de dienst of het product waarvoor het voorschot geldt
- Het voorschotbedrag, inclusief en exclusief btw
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
- De betalingstermijn
Het factuurnummer moet in de gebruikelijke volgorde passen. Je kunt geen nummers overslaan of een aparte nummering voor voorschotfacturen bijhouden als dat buiten je reguliere reeks valt. Geef op de factuur ook duidelijk aan dat het om een voorschot gaat, zodat de klant begrijpt dat er later nog een eindfactuur volgt.
Btw op een voorschotfactuur
Je bent verplicht om btw te berekenen op de datum waarop je de voorschotfactuur verstuurt, niet op de datum waarop de dienst of het product uiteindelijk geleverd wordt. Dat betekent dat je de btw ook in het kwartaal of de maand van die factuurdatum moet opgeven bij de Belastingdienst. Wacht je daarmee, dan riskeer je een naheffing.
Op de eindfactuur verwerk je het betaalde voorschot als aftrekpost. Je factureert dan het resterende bedrag en trekt het al betaalde voorschot (inclusief btw) ervan af. Zo betaalt de klant in totaal precies het afgesproken bedrag, en betaal je zelf geen btw dubbel.
Voorbeeld van een voorschotfactuur in de praktijk
Stel: je bent zelfstandig interieurontwerper en je spreekt met een klant een totaalprijs af van 4.000 euro exclusief btw (21%). Je vraagt 50 procent vooraf.
| Omschrijving | Bedrag excl. btw | Btw (21%) | Totaal incl. btw |
|---|---|---|---|
| Voorschot interieurontwerp (50%) | € 2.000 | € 420 | € 2.420 |
Na afronding van het project stuur je de eindfactuur. Daarop zet je het totale bedrag (4.000 euro excl. btw), en je brengt het betaalde voorschot in mindering. De klant betaalt dan nog 2.000 euro excl. btw plus 420 euro btw, dus 2.420 euro.
Veelgemaakte fouten bij een voorschotfactuur
Een veelgemaakte fout is het weglaten van de btw op de voorschotfactuur. Omdat de dienst nog niet geleverd is, denken sommige ondernemers dat de btw pas later geldt. Dat klopt niet: de factuurdatum bepaalt wanneer je de btw moet afdragen.
Een andere valkuil is het ontbreken van een duidelijke omschrijving. Als op de voorschotfactuur alleen “voorschot” staat zonder verdere toelichting, kan dat later problemen geven bij een geschil of een belastingcontrole. Schrijf altijd kort maar duidelijk op voor welke dienst of opdracht het voorschot bedoeld is.
Tot slot: vergeet niet om op de eindfactuur het eerder betaalde voorschot te vermelden en af te trekken. Doe je dat niet, dan factureert je eigenlijk het volledige bedrag opnieuw, wat zowel verwarrend als incorrect is.
Een voorschotfactuur opstellen is geen ingewikkeld proces, maar vergt wel aandacht voor de juiste onderdelen, de btw-verwerking en de aansluiting op de eindfactuur. Zorg dat de afspraken over het voorschotpercentage altijd schriftelijk vastliggen, zodat je aan beide kanten duidelijkheid hebt voordat het werk begint.
