Een btw-factuur is een factuur waarop je de belasting over de toegevoegde waarde apart vermeldt en die voldoet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. Stuur je zo’n factuur niet goed op, dan kan je afnemer de btw niet aftrekken en kun jij bij een controle in de problemen komen. Hieronder zie je precies wat er op een btw-factuur moet staan, wanneer je er een moet maken en waar de meeste fouten worden gemaakt.
Wanneer ben je verplicht een btw-factuur te sturen?
Als ondernemer met een btw-plichtige activiteit ben je in de meeste gevallen verplicht om een factuur te sturen. Dit geldt altijd als je levert aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon (zoals een bv of stichting). Lever je aan particulieren, dan is factureren in sommige gevallen niet verplicht, maar voor bepaalde diensten zoals bouw- en renovatiewerk aan woningen gelden uitzonderingen waarbij je toch een factuur moet uitreiken.
De verplichting geldt ook als je btw verlegd ontvangt, een vooruitbetaling krijgt of goederen over de grens levert binnen de EU. In die gevallen gelden soms aparte regels voor wat je op de factuur vermeldt.
Verplichte gegevens op een btw-factuur
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Mis je één onderdeel, dan is de factuur formeel niet geldig voor de btw-aftrek van je afnemer. Dit zijn de verplichte vermeldingen:
- Volledige naam en adres van jou als leverancier en van je afnemer. Gebruik de juridische naam, dus niet een handelsnaam als die afwijkt van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Btw-identificatienummer (ook wel btw-nummer) van jou. Bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen ook het btw-nummer van de afnemer.
- KvK-nummer (in Nederland wettelijk verplicht op facturen).
- Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer. Je mag zelf een nummerreeks kiezen, zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
- Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
- Datum van levering of dienst: wanneer de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht, als dat afwijkt van de factuurdatum.
- Omschrijving van de goederen of diensten: wat je hebt geleverd, duidelijk en herkenbaar.
- Hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten.
- Eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen of rabatten.
- Totaalbedrag exclusief btw per btw-tarief.
- Het toegepaste btw-tarief: in Nederland 21%, 9% of 0%.
- Het btw-bedrag in euro’s dat in rekening wordt gebracht.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
Voorbeeld van een correcte btw-factuur
Stel je levert als webdesigner een website aan een mkb-bedrijf. Je rekent 1.000 euro voor je werk. Dan ziet de factuur er in hoofdlijnen zo uit:
| Omschrijving | Bedrag excl. btw | Btw (21%) | Totaal incl. btw |
|---|---|---|---|
| Ontwerp en bouw website | € 1.000,00 | € 210,00 | € 1.210,00 |
Op dezelfde factuur staan dan je eigen naam, adres, btw-nummer en KvK-nummer, de naam en het adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de datum waarop de website is opgeleverd.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?
Voor kleine bedragen geldt in sommige gevallen een vereenvoudigde factuur. Als de factuur niet meer bedraagt dan 100 euro inclusief btw, mag je een kortere versie sturen. Daarop hoef je onder andere het btw-nummer van de afnemer niet te vermelden en mag je de btw-bedragen weglaten als je het tarief en het totaalbedrag inclusief btw vermeldt. Dit geldt ook voor kassabonnen. Let op: dit is alleen toegestaan bij leveringen binnen Nederland en bij bepaalde diensten.
Veelgemaakte fouten op een btw-factuur
De meest voorkomende fout is het gebruik van een handelsnaam in plaats van de juridische naam. Heet je bedrijf juridisch “Jansen Advies B.V.” maar werk je onder de naam “JA Consultancy”, dan moet de juridische naam op de factuur staan. Een tweede veel voorkomende fout is een ontbrekend of onjuist btw-nummer. Controleer dit altijd, want bij een foutief nummer kan je afnemer de btw niet aftrekken.
Verder zien ondernemers soms de leveringsdatum over het hoofd als die verschilt van de factuurdatum. Dit is formeel een aparte vermelding. Ook factuurnummers die niet opeenvolgend zijn, of nummers die opnieuw beginnen zonder duidelijke reden, kunnen bij een belastingcontrole tot vragen leiden.
Btw-factuur en de administratieplicht
Je bent verplicht alle btw-facturen minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt zowel voor facturen die je verstuurt als voor facturen die je ontvangt. Digitale facturen mag je digitaal bewaren, zolang ze leesbaar en authentiek zijn. Een ingescande papieren factuur is toegestaan, maar de originele lay-out en het formaat moeten behouden blijven.
Stuur je een factuur per e-mail als pdf, dan voldoet dat gewoon aan de eisen, mits alle verplichte gegevens aanwezig zijn. De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen papieren en digitale facturen, zolang de inhoud klopt en de factuur traceerbaar is in je administratie.
Controleer elke btw-factuur voor je hem verstuurt aan de hand van de bovenstaande lijst. Zo voorkom je dat je afnemer problemen krijgt met de aftrek en loop je zelf minder risico bij een controle van de Belastingdienst.
