Op een geldige factuur staan een aantal verplichte gegevens. Ontbreken die, dan is de factuur niet geldig voor de btw en kun je als ondernemer de btw niet terugvragen. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er minimaal op een factuur moet staan, zowel voor Nederlandse als voor internationale transacties.
Verplichte factuurgegevens op een rij
Hieronder staan alle gegevens die de Belastingdienst verplicht stelt op een standaardfactuur. Dit geldt voor facturen tussen ondernemers (B2B) binnen Nederland.
- Naam en volledig adres van de leverancier (jouw bedrijf)
- Naam en volledig adres van de afnemer (je klant)
- Btw-identificatienummer van de leverancier
- Factuurnummer (uniek en oplopend per factuur)
- Factuurdatum
- Datum van de levering of dienst (als die afwijkt van de factuurdatum)
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten
- Het bedrag exclusief btw per btw-tarief of btw-vrijstelling
- Het toegepaste btw-tarief (0%, 9% of 21%)
- Het btw-bedrag in euro’s
- Het totaalbedrag inclusief btw
Elke factuur die je stuurt of ontvangt moet aan al deze punten voldoen. Klopt er iets niet, dan mag de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren. Controleer facturen van leveranciers daarom altijd voordat je ze boekt.
Wat is een factuurnummer precies?
Het factuurnummer is een uniek nummer dat jij zelf toekent aan elke factuur. Het moet doorlopend zijn, zodat er geen gaten in de nummering zitten. Je mag zelf kiezen hoe je het opbouwt: bijvoorbeeld 2024-001, 2024-002, enzovoort, of een eigen vaste opbouw met letters en cijfers. Wat niet mag: hetzelfde nummer twee keer gebruiken of nummers overslaan zonder reden.
Btw-identificatienummer versus KVK-nummer
Het btw-identificatienummer (ook wel btw-id) begint in Nederland met “NL” en eindigt op “B01” of een ander volgnummer. Dit nummer staat los van je KVK-nummer, al zijn ze soms aan elkaar gekoppeld. Het btw-id is verplicht op de factuur; het KVK-nummer is dat niet, maar veel ondernemers vermelden het uit gewoonte of op verzoek van de klant. Het btw-id vraag je op via de Belastingdienst bij je inschrijving als btw-ondernemer.
Factuurgegevens bij internationale transacties
Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden aanvullende eisen. Je vermeldt dan ook het btw-identificatienummer van de afnemer. Bij leveringen waarbij het btw-nultarief geldt (intracommunautaire leveringen), zet je op de factuur een vermelding zoals “btw verlegd” of “intracommunautaire levering, 0% btw”. Zo weet de buitenlandse afnemer dat hij de btw zelf moet aangeven in zijn eigen land.
Bij diensten aan particulieren buiten de EU of bij bepaalde exportleveringen gelden weer andere regels. Raadpleeg daarvoor de officiële informatie van de Belastingdienst of een belastingadviseur.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?
Voor kleine bedragen (facturen tot 100 euro inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop hoeven niet alle bovenstaande gegevens te staan. Een kassabon valt hier vaak ook onder. Op een vereenvoudigde factuur volstaan: naam en adres van de leverancier, factuurdatum, omschrijving van de goederen of diensten, en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Het btw-id van de afnemer hoeft er niet op.
Veelgemaakte fouten bij factuurgegevens
De meest voorkomende fout is een ontbrekend of fout btw-identificatienummer. Dit blokkeert direct de btw-aftrek bij de ontvanger. Een tweede veel geziene fout is een te vage omschrijving, zoals alleen “dienstverlening” zonder nadere toelichting. De Belastingdienst verwacht dat duidelijk is wát er geleverd is. Zet er altijd iets concreets bij, zoals “grafisch ontwerp voor website, periode april 2025”.
Ook het weglaten van de leveringsdatum is een veelgemaakte omissie. Als je in december factureert voor werk dat je in november hebt afgerond, staat de leveringsdatum in november. Die afwijking moet zichtbaar zijn op de factuur.
Controleer facturen dus altijd dubbel voordat je ze verstuurt: kloppen alle verplichte factuurgegevens, is het factuurnummer uniek, en staat het btw-tarief correct vermeld? Een paar minuten extra controle voorkomt problemen bij een btw-aangifte of belastingcontrole later.
